Ausschreibungen & Due Diligence: Liebe auf den ersten Blick

... gibt es nicht im Outsourcing! Die Zeiten, als im Outsourcing noch Armors Pfeile umherschwirrten und Jahrzehnte lange Service-Verträge per Handschlag mit nur einem Provider ausgehandelt wurden, sind vorbei. Heute zwingen Compliance-Vorgaben zu hoher Transparenz und Revisionssicherheit bei der Auswahl von Outsourcing-Partnern.

Wie aber "flirtet" man compliant?

Outsourcing-Partner richtig auswählen

Gespräche mit Anbietern noch vor Festlegung des eigentlichen Outsourcing-Gegenstandes sind kontraproduktiv: Ihr Management wird Opfer der Anbieterpolitik, die auf unterschiedlichen Ebenen die Erfolgsaussichten beeinflusst, Qualität und Produktivität brechen ein, weil die Mitarbeitermotivation aufgrund von Gerüchten dramatisch sinkt.

Vermeiden Sie solche Fallen und agieren Sie nach der Methode von microfin:

• Schritt 1, Konzeption: Legen Sie für den Request for information (RfI) oder Request for proposal (RfP) die auszulagernden Leistungen und Service Level zur Leistungsbeschreibung und Abgrenzung genau fest. Preis- und Verrechnungsmodell sind zu diesem Zeitpunkt ebenso zu bestimmen wie die im Zusammenhang stehenden Mengengerüste und Bedarfe. Im Ergebnis wird so die Vergleichbarkeit der späteren Angebote gesichert. Führen Sie auch eine ergebnisoffene Risikoanalyse durch und verfeinern Sie diese in den nachfolgenden Schritten.

• Schritt 2, Ausschreibung: Erstellen Sie auf Basis von Auswahlkriterien wie z.B. regionale Präsenz, Shoring-Fähigkeit oder Augenhöhe die Long list der Anbieter, an das eine erste Aufforderung zur Angebotsstellung (RfP) ausgegeben wird. Um die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit für den Down Select der Anbieter von der Long List auf die Short List sicherzustellen, sind noch vor Eingang der Angebote die Bewertungskriterien und deren Gewichtung in der microfin-Bewertungsmatrix festzulegen. Arbeiten Sie bereits jetzt zur Vorbereitung der nachfolgenden Verhandlungen das Vertragswerk (Rahmenvertrag, Rahmenpreisvereinbarung, Leistungsscheinen für Betrieb und Transition sowie Asset- und Mitarbeiter-Transferverträge) aus. Vermeiden Sie grundsätzlich die "one fits for all"-Vertragsmuster der Anbieter!

• Schritt 3, Due Diligence: Minimieren Sie das "Maß der Ungewissheit" für beide Seiten mit mindestens 2 bis 3 Anbietern. microfin hilft hier bei der inhaltlichen Festlegung, der Organisation sowie Auswertung der parallelen Workshops. Nur ein Anbieter, der Ihren Bedarf genau kennt, kann ein adäquates Angebot abgeben. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich von der Lieferfähigkeit und der kulturellen Kompatibilität des Anbieters zu überzeugen. Aus der fachlich/technischen, wirtschaftlichen und vertraglichen Anbieterbewertung resultiert die Empfehlung an Ihr Management, mit welchem Anbieter die endverhandelten Verträge abgeschlossen werden sollten.

Tipps für die Due Diligence:

• Halten Sie den Wettbewerb bis zum letzten Augenblick aufrecht!
• Gehen Sie nie mit nur einem Anbieter in die kaufmännischen und vertraglichen Endverhandlungen!
• Überdrehen Sie die Preisschraube nicht!

Mit dem wedding planner microfin klappt es mit der Hochzeit!