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Lizenzmanagement - unbeliebt, aber lohnenswert

Softwarelizenzen und Wartungsgebühren machen rund ein Viertel des IT-Budgets aus. Und trotzdem ist Lizenzmanagement die graue Maus unter den IT-Disziplinen. Kaum eine Aufgabe hat so wenig „Glamour“, produziert so viel scheinbar überflüssigen Aufwand und wird deshalb als Bremsklotz empfunden. Bei genauerer Betrachtung stecken im Lizenzmanagement aber eine Menge Potenzial und ein nicht zu unterschätzender Wertbeitrag fürs Unternehmen. Das quer durch die Organisation transparent und verständlich zu machen, ist ein lohnenswertes Unterfangen.

Softwarelizenzen und Wartungsgebühren machen rund ein Viertel des IT-Budgets aus. Und trotzdem ist Lizenzmanagement die graue Maus unter den IT-Disziplinen. Kaum eine Aufgabe hat so wenig „Glamour“, produziert so viel scheinbar überflüssigen Aufwand und wird deshalb als Bremsklotz empfunden. Und bei kaum einer Aufgabe sind Lieferanten und Provider so wenig hilfreich. Bei genauerer Betrachtung stecken im Lizenzmanagement aber eine Menge Potenzial und ein nicht zu unterschätzender Wertbeitrag fürs Unternehmen. Das quer durch die Organisation transparent und verständlich zu machen, ist ein lohnenswertes Unterfangen. Das Verständnis von Lizenzmanagement als Teil eines umfassenden Software Asset Managements ist nur der Anfang.

Ein guter IT-Verantwortlicher will Probleme lösen, Geschäftsprozesse unterstützen, den Mitarbeitern attraktive Anwendungen anbieten. Sich um das Lizenzmanagement zu kümmern, gehört üblicherweise nicht zu den Traumjobs der IT. Sicher: Die schiere Notwendigkeit von Lizenzmanagement ist unbestritten – aber die komplexe Umsetzung macht es zu einem der Stiefkinder der Branche. In der Tat scheint Lizenzmanagement, zumindest aus der Sicht der IT, dem Kampf gegen Windmühlen zu ähneln. So sind Lizenzbestimmungen und Nutzerrechte oft intransparente Einschränkungen nach ständig wechselnden Vorgaben. Jeder Software-Hersteller erlässt eigene, kaum nachvollziehbare und unverständliche Regeln, die im operativen IT-Alltag nur sehr schwer einzuhalten sind. Zur Umsetzung dieser Lizenzbestimmungen erlässt das Lizenzmanagement dann Vorgaben und Richtlinien, leider meist ohne die Machbarkeit und die technische Umsetzbarkeit zu hinterfragen.

All das trägt zum schlechten Image bei. In der Wahrnehmung der Mitarbeiter blähen Lizenzmanagement und Software Asset Management Prozesse und Arbeitsabläufe auf, sie behindern die tägliche Arbeit und Umsetzung der IT-Strategie; und sie erzeugen Aufwand ohne einen messbaren Mehrwert in der täglichen Arbeit der Administratoren und End-User. Hinzu kommt, Lizenzmanagement ist ein teures Datensilo: Es werden viele Daten erfasst, verarbeitet und nur für die Aufbereitung der Lizenzbilanz verwendet. Eine Weiterverwendung wird nicht ermöglicht, da die Datenaufbereitung nicht kommuniziert und zur Verfügung gestellt wird. Die gewonnen Informationen gehen damit verloren.

Bereich ohne Lobby

Alle genannten Faktoren erzeugen Skepsis und Ablehnung. Lizenzmanagement hat oftmals keine Lobby in Unternehmen. Lizenzmanagement wird nicht in das Change und Demand Management eingebunden und kann deshalb nur reagieren, wenn Compliance-Risiken entstehen. Eine aktive Rolle ist nicht vorgesehen und das Lizenzmanagement wird nicht aktiv in die strategische Weiterentwicklung und Konzeption der IT(-Architektur) eingebunden. Änderungen an IT-Architekturen sind häufig hardwareorientiert und in der Regel nur unter rudimentärer Berücksichtigung von Software-Lizenzgebühren.

Die Schokoladenseiten

Insgesamt ist das Lizenzmanagement also in einer Spirale der Geringschätzung oder sogar Ablehnung gefangen. Ein echtes Stiefkind der IT also. Nur: Wie kann es sein, dass das Management eines so schwergewichtigen Bereichs – immerhin rund ein Viertel der gesamten IT-Kosten gehen auf das Konto von Lizenzen und Wartung – einen so schlechten Ruf besitzt? Ist das Lizenzmanagement einfach nur verkannt? Immerhin ist auch eine ganze Reihe von positiven Effekten unbestritten:

•    Lizenzmanagement als Bestandteil des Software Asset Managements minimiert Kosten-Risiken, indem es Compliance herstellt; das klingt trivial, aber Non-Compliance kann schnell entstehen, manchmal bedingt durch „kleine“ architektonische Hardwareveränderungen; so können durch suboptimal eingesetzte Software schnell Kosten in Millionenhöhe drohen – insbesondere in virtuellen Umgebungen.

•    Lizenzmanagement reduziert die oft unnötig bunte Vielfalt an Softwareprodukten und -versionen und steuert die Konsolidierung des Portfolios.

•    Lizenzmanagement hilft, Rollen und Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten zu etablieren - als Grundlage für die strukturierte und nachhaltige Steuerung der Lizenz-Compliance

•    Lizenzmanagement steigert die Aufmerksamkeit für den einzelnen PC-Arbeitsplatz bezüglich der Kosten für Softwarelizenzen (Was kostet nicht genutzte Software?) und schafft Verständnis für (persönliche) Folgen bei unerlaubter Softwarenutzung gemäß internen Vorgaben oder gar illegalen Downloads.

Insbesondere das Eliminieren der rechtlichen Risiken schafft schnell einen positiven Business Case, der im Unternehmen oft gar nicht bekannt war. Lizenzmanagement hat also durchaus Schokoladenseiten – sie müssen nur angemessen zur Geltung gebracht und kommuniziert werden.

Attraktivität dank „Styling“

Dafür reicht der neue (zugegeben: umfassendere) Begriff „Software Asset Management“ (SAM) statt Lizenzmanagement aber keineswegs aus: Nur wenn Lizenzmanagement im Rahmen von Software Asset Management ganzheitlich verstanden, umgesetzt und vermittelt wird, kann es sich einen angemessenen Stellenwert erarbeiten. Das beginnt mit dem Verständnis, dass Lizenzmanagement alle im Unternehmen betrifft – nicht nur das Top-Management, sondern jeden Mitarbeiter. Gefolgt von dem Verständnis, dass Lizenzmanagement keine Schikane des Controllings darstellt, sondern eine Pflicht, weil es ursächlich auf das Urheberrecht zurückgeht.

Wer aber von den Mitarbeitern nicht nur Akzeptanz, sondern aktive Unterstützung will, muss mehr tun: Ohne „Styling“ bleibt die nötige Attraktivität aus, internes Marketing ist also gefordert. Dabei ist die Aufnahmebereitschaft der Mitarbeiter durchaus nicht zu unterschätzen – ein Grundverständnis für Compliance und Kostenreduktion ist oftmals vorhanden. Entscheidend dafür ist aber der Wille zur Transparenz. Die herstellerbedingten technischen und prozessualen Vorgaben müssen offengelegt werden – genau wie die Kosten, die bei Nichteinhaltung entstehen können. Dass sich Software Asset Management durch die komplette Infrastruktur des Unternehmens zieht, ist vielen Kollegen gar nicht bewusst: Netzwerke mit entsprechenden Firewalls, Scanner für Server- und Client-Umgebungen, aber auch zentrale Services zur User-Verwaltung – und vieles mehr. Wurden alternative Software-Produkte oder Lizenzformen geprüft und verworfen? Dann sollte der Mitarbeiter das auch wissen (können). Eine Option ist auch die Auslagerung des Software Asset Management im Sinne von Reporting, Verwaltung und Prüfung der Einhaltung von Lizenznutzungsrechten.

Zeigt die Akzeptanz erst einmal eine aufsteigende Tendenz, treten die Chancen eines aktiven Software Asset Management erst richtig zu Tage:

•    die Möglichkeit der internen Leistungsverrechnung (ILV): Ist der Verrechnungspreis für die Software den aktuellen Lizenzgebühren angemessen?

•    die Eliminierung von Audit-Risiken: Regelmäßige Abfrage des Inventars und Auskunftsfähigkeit zu Verträgen gegenüber Software-Herstellern

•    eine optimale Basis für Vertragsverhandlungen durch Kenntnis des effektiven Bedarfs

•    transparente Prozesse und Entscheidungen; klare Rollen und Verantwortlichkeiten

•    Planungssicherheit durch effektive und effiziente Bedarfsermittlung: Berücksichtigung von Veränderungen an der aktuellen IT-Infrastruktur (Change Management) oder Erweiterung der IT-Infrastruktur (Demand Management)

Eine weitere, nicht zu unterschätzende Rolle kommt dem Software Asset Management aber auch in der „Beziehungsarbeit“ zwischen IT-Strategie/IT-Architektur und Software zu. Die IT richtet sich häufig hinsichtlich der Hardware kostenoptimal aus, Software-Lizenzierung wird dagegen oftmals nicht oder nur eingeschränkt berücksichtigt. Dadurch entstehen nach der Umsetzung der Hardware-Planung nicht selten hohe ungeplante und nicht budgetierte Folgekosten für Software-Lizenzen, die zu diesem Zeitpunkt nicht mehr vermeidbar sind (außer durch einen erneuten Hardware-Change). Konsequentes SAM vermeidet diese unangenehmen Überraschungen.

Klar muss aber auch sein, dass SAM eine angemessene Pflege und ausreichend Ressourcen erfordert. So ist eine ständige Kontrolle und Anpassung zur Abbildung der Lizenzanforderungen notwendig. Eine permanente und automatisierte Lizenzdatenverarbeitung entspricht quasi einer laufenden Inventur. Genauso wichtig ist die Rückführung der gewonnen Informationen aus dem SAM-Werkzeug in eine zentrale Datenbank zur Weiterverwendung und allgemeinen Bereitstellung. Das eröffnet auch die Möglichkeit zum Aufbau eines detaillierten Reportings.

Je mehr Information ins SAM integriert wird, desto präzisere Planungen und Auswertungen sind möglich. Ist die Mitarbeiterzahl präzise erfasst? Wie viele sind im Vorruhestand, wie viele in Mutterschutz/Elternzeit? Wie viele technische User gibt es? Wie viele User haben zwei oder mehr Benutzerkonten? Jede Antwort birgt finanzielles Potenzial beziehungsweise Risiken.

Lizenzmanagement oder – neu: Software Asset Management – ist also keineswegs nur ein Klotz am Bein der Mitarbeiter und des Controllings. Richtig eingesetzt und intern richtig gefördert bietet es zahlreiche Möglichkeiten, Kosten ohne Einschränkungen für den Anwender zu reduzieren und Risiken zu vermeiden. Und das bei voller Wahrung der Flexibilität. Wenn die Mitarbeiter sich dieser Rolle bewusst sind, kann aus dem Stiefkind ein Mustersohn werden. Dieses Styling ist also nicht nur für die Optik da, sondern schafft Werte.

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