Cloud User Adoption - sicher im M365 Universum ankommen und navigieren

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Ich möchte M365 einführen und meine Stakeholder dafür ins Boot holen

In welchem Umfang und in welcher Detailtiefe du über dein Vorhaben informierst und mit deinen Stakeholdern diskutierst, hängt davon ab,

welche Interessenlagen mit welchen Prioritäten du zu berücksichtigen hast,
welches Vorwissen vorhanden ist und
welche Affinität deine Stakeholder zu technischen Themen aufweisen.

Du hast bis jetzt noch nicht den intensiven Austausch mit den Geschäfts- und unterstützenden Einheiten deines Unternehmens gesucht? Dann ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Die Einführung von M365 ist komplex und lässt sich nicht mit der Ankündigung über eine E-Mail oder eine Notiz im Intranet erledigen.

Mit dir gemeinsam analysieren wir die Bedarfe und Anforderungen jeder Stakeholder-Gruppe und leiten daraus die notwendigen Kommunikationsmaßnahmen für ein gezieltes und gutes Stakeholder-Management ab.

Wichtige Inhalte, über die du deine Stakeholder informieren solltest, entwickeln wir mit dir anhand der folgenden Fragen:

Technik

Wie sieht konkret das Zielbild des digitalen Arbeitsplatzes bzw. wie sehen bei unterschiedlichen Anwendergruppen die Zielbilder aus?
Welche Funktionalitäten sind damit verbunden?
Welche bestehende Technik wird durch die neuen Funktionalitäten ersetzt und/oder ergänzt?
Was geschieht mit "Alt"-Anwendungen?
Welche infrastrukturellen Voraussetzungen sind mit der Einführung von M365 verbunden und wie werden diese hergestellt?

Nutzen und Kosten

Welchen konkreten Nutzen stiften die neuen Funktionalitäten bzw. unter Umständen eine neue Infrastruktur?
Welche Geschäftsprozesse bzw. Anwendungsfälle werden durch diese Funktionalitäten auf welche Weise verbessert?
Welche Kostenveränderungen kommen auf das Unternehmen und die Einheiten über die Zeit zu?

Umsetzung

Wie sieht die "Roadmap" aus?
In welchen Teilschritten, mit welchen Beteiligten wird die Einführung vollzogen?
Mit welchen Einschränkungen ist bis wann zu rechnen?
Wie wird der Support organisiert?

Kulturelle Veränderung

Mit welchen Inhalten, Instrumenten, Formaten und über welche Kanäle werden Führungskräfte und Mitarbeitende über das Vorhaben und die schrittweise Umsetzung informiert?
Welche Qualifizierungsbedarfe entstehen mit der Einführung und wie werden diese gedeckt?
Welche Veränderungen auf der Verhaltensebene sind bei Führungskräften und Mitarbeitenden notwendig? Mit welchen Instrumenten und Formaten wird dieses Veränderung unterstützt?
Wie wird Feedback von Anwenderinnen und Anwendern eingeholt und verarbeitet?

Interessiert? Dann melde dich bei uns!

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Meine Mitarbeitenden sollen sicher mit den neuen Funktionen umgehen

Wir helfen dir dabei, Führungskräfte und Mitarbeitende so in den Prozess einzubeziehen, dass du die best-mögliche Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit den neuen Funktionen erzielst. Unser maßgeschneidertes Vorgehen deckt die folgenden Handlungsfelder ab:

Information & Transparenz: Führungskräfte und Mitarbeitende sind zeit- und bedarfsgerecht über Ziele, Maßnahmen, Verlauf und Erfolg deiner Initiative und deren Umsetzung informiert. Sie erkennen ihre unmittelbaren wie auch langfristigen Vorteile.
Anleitung & Qualifikation: Die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten sind vermittelt. Die Betroffenen sind in der Lage, die neuen Anwendungen und damit zusammenhängenden Prozesse zu bedienen bzw. zu beherrschen und ihre Verhaltensmuster entsprechend der neuen Arbeitsweisen zu verändern.
Dialog & Reflexion: Führungskräfte und Mitarbeitende werden zu einer konstruktiven Auseinandersetzung mit den Veränderungen angeregt. Die Umsetzung neuer Verhaltensmuster wird gefördert und verstärkt. Akzeptanzbarrieren werden erkannt und beseitigt.
Feedback & Nachsteuerung: Zielgerichtetes Feedback wird ermöglicht. Rückmeldungen werden in jeder Kommunikationsstufe erfasst und kanalisiert. Notwendige Anpassungen werden überprüft und vorgenommen oder begründet abgelehnt.

Mit dir gemeinsam erarbeiten wir für jedes Handlungsfeld ein Vorgehen, das die Zielgruppen erfasst und ihre Anforderungen analysiert, Kommunikations- und Qualifizierungsformate sowie die passenden Kanäle festlegt und einen Umsetzungsplan enthält. Dabei berücksichtigen wir die in deinem Unternehmen etablierten Werkzeuge und arbeiten in der Umsetzung mit den zu involvierenden Bereichen deines Unternehmens zusammen, wie beispielsweise HR oder Kommunikation und Marketing.

Interesse? Dann gleich hier Kontakt aufnehmen!

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Ich brauche ein strukturiertes Vorgehen, um die Migration nach Exchange Online zu kommunizieren

Die Einführung von M365 setzt oftmals Rollouts voraus, wie zum Beispiel den Austausch von Hardware, und erzeugt eine Vielzahl von Migrationen, wie beispielsweise der Umzug von Outlook-Postfächern von der "on prem"“-Umgebung in die Cloud.

Jedes dieser Vorhaben solltet ihr begleitend und unterstützend kommunizieren,

um eure Mitarbeitenden und Führungskräfte zu informieren,
ihnen den ggfs. notwendigen Handlungsbedarf auf ihrer Seite aufzuzeigen,
sie auf mögliche Einschränkungen während der Rollout- oder Migrationsphase vorzubereiten
und sie für die mit dem Vorhaben einhergehende Veränderung zu qualifizieren.

Hierfür empfehlen wir euch bewährte Instrumente, die an die Bedarfe und Anforderungen der verschiedenen Zielgruppen sowie den zeitlichen Rahmen des Vorgehens angepasst werden, u.a.:

T-Minus Kommunikation (s. Grafik): Entlang einer sorgfältig geplanten Zeitleiste erhalten betroffene Mitarbeitende gezielte Informationen, beginnend mit einer initialen Kommunikation zum geplanten Vorgehen über die genaue Terminierung bis hin zu Anleitungen und Erinnerungen zu Zeitpunkten, an denen das Handeln der Mitarbeitenden gefordert ist.
Landing Page: In der Kommunikation wird auf eine zentrale Landing Page verwiesen, auf der neben weiterführenden Informationen auch unterschiedliche bedarfs-orientierte Qualifikationsformate angeboten werden.

Interesse? Dann gleich hier Kontakt aufnehmen!