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IT-Ausschreibungen & Wettbewerbsverfahren

Den richtigen Outsourcing-Partner finden

Die Zeiten, als im Outsourcing jahrzehntelange Service-Verträge per Handschlag mit nur einem Provider ausgehandelt wurden, sind lange vorbei. Heute zwingen Compliance-Vorgaben zu hoher Transparenz und Revisionssicherheit bei der Auswahl von Outsourcing-Partnern. Ganz abgesehen davon ist eine geregelte Ausschreibung das einzig sichere Mittel, um technologische Innovationen sicherzustellen und die eigene Verhandlungsposition hinsichtlich vertraglicher Regelungen zu sichern.

Wenn Sie vor den Fragen stehen, wie ein IT- oder BPO-Ausschreibungsprozess idealerweise aussieht und was Sie beachten müssen, wie man den Prozess beschleunigt und trotzdem das bestmögliche Ergebnis erzielt, hat microfin die Antworten für Sie.

Beratung im IT-Ausschreibungsprozess

Wir leisten Unterstützung im gesamten Ausschreibungsprozess:

Tipps für IT-Ausschreibungen und Due Diligence

  • Konzeption: Legen Sie für den Request for information (RfI) oder Request for proposal (RfP) die auszulagernden Leistungen und Service Level zur Leistungsbeschreibung und Abgrenzung genau fest. Preis- und Verrechnungsmodell sind zu diesem Zeitpunkt ebenso zu bestimmen wie die im Zusammenhang stehenden Mengengerüste und Bedarfe. Im Ergebnis wird so die Vergleichbarkeit der späteren Angebote gesichert. Führen Sie auch eine ergebnisoffene Risikoanalyse durch und verfeinern Sie diese in den nachfolgenden Schritten.
  • Ausschreibung: Erstellen Sie auf Basis von Auswahlkriterien, wie z.B. regionale Präsenz, Shoring-Fähigkeit oder Augenhöhe die Long list der Anbieter, an das eine erste Aufforderung zur Angebotsstellung (RfP) ausgegeben wird. Um die Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit für den Down Select der Anbieter von der Long List auf die Short List sicherzustellen, sind noch vor Eingang der Angebote die Bewertungskriterien und deren Gewichtung in der microfin-Bewertungsmatrix festzulegen. Arbeiten Sie bereits jetzt zur Vorbereitung der nachfolgenden Verhandlungen die detaillierten Leistungsbeschreibungen und kommerziellen Rahmenbedingungen aus.
  • Due Diligence: Minimieren Sie das "Maß der Ungewissheit" für beide Seiten mit mindestens zwei bis drei Anbietern. microfin hilft hier bei der inhaltlichen Festlegung, der Organisation sowie Auswertung der parallelen Workshops. Nur ein Anbieter, der Ihren Bedarf genau kennt, kann ein adäquates Angebot abgeben. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich von der Lieferfähigkeit und der kulturellen Kompatibilität des Anbieters zu überzeugen. Aus der fachlich-technischen, wirtschaftlichen und vertraglichen Anbieterbewertung resultiert die Empfehlung an Ihr Management, mit welchem Anbieter die endverhandelten Verträge abgeschlossen werden sollten.

Due Diligence - unsere besonderen Tipps:

  • Halten Sie den Wettbewerb bis zum letzten Augenblick aufrecht!
  • Gehen Sie nie mit nur einem Anbieter in die kaufmännischen und vertraglichen Endverhandlungen!
  • Überdrehen Sie die Preisschraube nicht!

Mit microfin finden Sie den richtigen Partner für Ihr Outsourcing!