Provider Management Framework

Wir verwenden den Begriff des "Providers" hier synonym für die im Zusammenhang ebenso gebräuchlichen Begriffe wie "Dienstleister", "Supplier" oder "Vendor".

Dir stehen praxisorientierte und bewährte Analyse- und Strategiewerkzeuge zur Verfügung, die dich dabei unterstützen, richtige und nachhaltige Entscheidungen zu treffen:

• Ermittle den Ist-Zustand und das Zielbild der Zusammenarbeit mit den Providern und plane dein Vorhaben zur Umsetzung der Veränderungen
• Bewerte Einflüsse des externen Unternehmensumfeldes (Regulierung, Wettbewerb, Markt) auf deine Organisation und auf das Providermanagement und analysiere eure Zusammenarbeit mit dem Provider sowie eure Sourcing-Ausrichtung
• Leite Sourcing-Vorgaben, Anpassungen eurer Sourcing-Strategie und die Konsolidierung eures Providerportfolios ab – unter Berücksichtigung interner wie externer Faktoren
• Erstelle ein verbindliches Regelwerk zur Bestimmung künftiger Make-or-Buy-Entscheidungen
• Stelle die Umsetzbarkeit eurer IT-Strategie und IT-Sourcing-Strategie sicher und erarbeite einen bedarfsorientierten Sourcing-Mix aus traditionellen ITO- und Cloud-Services

Zur Begleitung und Umsetzung der Transition und Transformation nutze unsere praxiserprobten und bewährten Methoden und Werkzeuge und stelle den strukturierten und kontrollierten Systemumzug, die Datenübergabe und den Wissenstransfer an oder von deinem Provider sicher:

• Plane effizient den Systemumzug und die Datenübergabe an den (neuen) Provider bei Big-Bang, Roll-out-Wellen oder Back-Office-orientierten Migrationswellen für den Applikations- und Infrastrukturbetrieb
• Zeige bei einem Providerwechsel schnell auf, welche Infrastruktur bereitzustellen und welches Wissen zu transferieren ist und welche internen Prozesse und Regeln zu berücksichtigen sind
• Erfasse im Falle eines Infrastruktur-Wechsels (z.B. Betrieb von nicht Cloud-nativen Applikationen in einer Cloud-Umgebung) schnell und verständlich die Anforderungen an den Umbau der Ablauf- und Aufbauorganisation und ermittle das Aufwands-Nutzen-Verhältnis
• Übertrage das für den Geschäftserfolg erforderliche Wissen effizient und sicher an den (neuen) Provider
• Bei Transitionsfehlern oder Verzögerungen: Sichere dir mit Hilfe unserer Templates effiziente Fall-Back-Szenarien und erarbeite betriebsfähige Alternativen mit euren Providern

Nutze unsere Expertise und Werkzeuge zu Ausschreibung, Providerauswahl, Verhandlungen und Servicevertrag. Leite dabei effizient und strukturiert eure Anforderungen an die auszulagernden Services ab und triff eine faktenbasierte und nachhaltige Entscheidung.

• Gestalte Ausschreibung, Due Diligence und Angebotsbewertung mit Hilfe von Musterdokumenten, die Effizienz in dein Vorhaben bringen und alle fachlich-technischen, betriebswirtschaftlichen und vertraglichen Aspekte berücksichtigen
  • Non Disclosure Agreement (NDA)
  • Request for Information (RfI)
  • Request vor Proposal (RfP)
  • Muster-Verträge
  • Muster-Servicebeschreibungen inkl. SLAs
• Vergleiche die Angebote eurer Anbieter mit den Preisen aus unserer Benchmark-Datenbank
• Gestalte eure individuelle Vertragsarchitektur auf Grundlage unserer Modelle

Mit unseren Werkzeugen strukturierst und definierst du deine aktuellen und kommenden Aufgaben im Provider Management und vereinfachst die Kontrolle und Steuerung der Dienstleistungskette:

• Richte die Provider-Management-Rollen und -Prozesse sowie die Aufbauorganisation mit Hilfe praxisorientierter Leitlinien aus
• Definiere in einem Governance-Modell eure Prozesse zur Interaktion, Kommunikation und Eskalation auf allen Ebenen (strategisch, taktisch, operativ)
• Erfasse und bewerte in einer Risikomatrix kontinuierlich Risiken, die mit einem In- oder Outsourcing verbundenen sind, und steuere proaktiv dagegen
• Stelle mit Hilfe unserer Governance-, Risk- und Compliance-Checkliste die Einhaltung und Umsetzung interner wie externer Anforderungen sicher (Policies, Gesetze und Regularien)
• Arbeite workflow-basiert und effizient mit CloudGate, unserem Compliance- & Risiko-Management-Tool (SaaS), an der Prüfung und Freigabe eure Cloud-Anwendungen und traditioneller (IT-) Outsourcings
• Definiere Aufgaben- und Verantwortungsbereiche (Rollen) sowie Gremien im Providermanagement und erstelle auf dieser Grundlage Stellenbeschreibungen
• Bestimme mit Hilfe unserer Prozesslandkarte den Reifegrads deier Organisation, die Prozesse und Schnittstellen zum Provider
• Bewerte die Zeit- und Ressourcenaufwände der Retained Organisation und plane die erforderlichen Personalkosten für alle Aktivitäten, die nach einem Outsourcing beim Unternehmen verbleiben
• Lege im Organisationsmodell den Zentralisierungsgrad und die Verteilung von Aufgaben über Funktionen fest, um daraus die Organisationsstruktur abzuleiten
• Nutze unsere Checkliste für Arbeitsanweisungen für die innerbetriebliche Dokumentation der Kontrolle und Steuerung des Providers über die erbrachten Leistungen

Nutze unsere Methoden und Werkzeuge, dein Providerportfolio zu optimieren und die Providerbeziehungen zu kultivieren:

• Überprüfe mit unserer Benchmark-Datenbank die Serviceschnitte und Leistungsumfänge auf deren Marktüblichkeit
• Wir zeigen dir, wie ihr vorbereitet und zielgerichtet Verhandlungen durchführt
• Erfasse die Leistungsqualität und messen auch die nicht greifbaren Qualitätskomponenten
• Entwickle und bewerte Zielbilder zur Optimierung der Zusammenarbeit (Leistungsqualität, Zuverlässigkeit, Kosten etc.) oder die Konsolidierung von Providern und leite Schritte zur Umsetzung ab
• Nutze unsere praxisorientierten Argumentationshilfen, die euch gegen typische Vorwände und Aussagen der Konzerndienstleister zur Leistungsqualität ausstatten
• Erhebe subjektive Auffälligkeiten, analysiere Ursachen der Beziehungsstörungen und setze Maßnahmen kontrolliert und zielgerichtet um

Unsere Tools unterstützen dich über den gesamten Zyklus im Provider Management und liefern schelle Einblicke und Benchmarks – immer aktuell und sofort verfügbar:

• Die Anbieter- und Preisbenchmark-Datenbank liefert belastbare Daten und Erfahrungswerte im Markt (Region DACH)
• Mit dem SLA-Rechner ermittelst du einfach und schnell, welche maximale Ausfallzeit einer vereinbarten Verfügbarkeit entspricht – unter Berücksichtigung individueller Servicezeiten