FAQs Outsourcing-Musterdokumente

Fragen und Antworten zu den Outsourcing-Musterdokumenten

Finden Sie hier Antworten auf die wichtigsten Fragen zu unseren Musterdokumenten. Sollten Sie weitere Fragen haben, schreiben Sie uns oder rufen Sie an!


F: Was kosten die Musterdokumente?

A: Sie finden eine Übersicht zu einzelnen Musterdokumenten und Paketen inklusive der Preise auf den jeweiligen Unterseiten beziehungsweise im Anfrageformular.

Wenn Sie sich für alle Dokumente aus einem "Paket" oder "Servicekatalog" entscheiden, erhalten Sie auf die Summe der Einzelpreise den jeweils ausgewiesenen Rabatt.


F: Wie kann ich einen schnellen Einblick in die Musterdokumente gewinnen?

A: Gerne stellen wir Ihnen die Musterdokumente im Rahmen einer Web-Demo vor. Neben Aufbau und Struktur erläutern wir Ihnen die jeweiligen Inhalte. Dabei bestimmen Sie, welche Dokumente Sie im Rahmen der Web-Demo vorgestellt haben möchten. Sie haben dabei zudem die Möglichkeit, im direkten Kontakt mit einem unserer Sourcing-Experten Ihre konkreten Fragen zu besprechen. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine unverbindliche Web-Demo.

Außerdem können Sie für ausgewählte Musterdokumente Leseproben bei uns anfordern.


F: In welchem Dateiformat erhalte ich die Musterdokumente?

A: Die Musterdokumente sind unter Einsatz des Betriebssystems MS Windows 10, sowie des Programms ab Office 2010 erstellt und in dieser Betriebsumgebung ausgiebig getestet worden.

Der Versand auf digitalem Wege erfolgt wahlweise entweder im PDF-Format oder - abhängig vom jeweiligen Dokumententyp - als editierbare MS-Excel- (*.xlsx). oder Word-2010-Datei (*.docx).

Muster-Verträge und Servicebeschreibungen sind beispielsweise im Word-Format angelegt, Service-Level-Tabellen und die Bewertungsmatrix hingegen im MS-Excel-Format.


F: Wie schnell kann ich die Musterdokumente bekommen?

A: Wenn Sie sich für Ihre Auswahl der Musterdokumente entschieden haben, übersenden wir Ihnen schnellst möglich per E-Mail ein Angebot einschließlich der damit verbundenen AGB. Sobald Sie uns das von Ihnen rechtskräftig unterzeichnete Angebot als pdf-Datei zurück geschickt haben, stellen wir Ihnen Ihre Musterdokumente ebenfalls per E-Mail zur Verfügung.


F: Ich benötige für mein Sourcing ein Musterdokument, das in Ihrem aktuellen Leistungsangebot nicht enthalten ist. Können Sie das Musterdokument für mich erstellen?

A: In Rücksprache mit unseren Spezialisten prüfen wir gerne, ob wir Ihr Wunschdokument für Sie erstellen können.


F: Umfassen die Servicebeschreibungen auch die zugehörigen SLAs?

A: Ja, alle unsere Muster-Servicebeschreibungen umfassen auch die zugehörigen Service Level Agreements (SLA). Daneben finden Sie auch Vorschläge für Severity Level und Reporting-Parameter.


F: In welcher Form werden Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in den Servicebeschreibungen dargestellt?

A: Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten erfolgt übersichtlich und praxisorientiert anhand einer strukturierten und einfach zu verwendenden DEMI-Matrix (auch bekannt als RACI-Format), die festlegt, welcher Vertragspartner die betreffende Aktivität durchführen, darüber entscheiden, daran mitwirken oder lediglich darüber informiert sein muss.


F: Wie viele Musterdokumente muss ich mindestens abnehmen?

A: Es gibt keine Mindestabnahmemenge. Sie entscheiden nach Ihrem individuellem Bedarf, welche und wie viele Musterdokumente Sie erwerben möchten. Dabei können Sie alle ausgeschriebenen Dokumente beliebig kombinieren. Wenn Sie sich für alle Dokumente aus einem "Paket" oder "Servicekatalog" entscheiden, gewähren wir Ihnen auf die Summe der Einzelpreise den jeweils ausgewiesenen Rabatt.


F: Sind die Musterdokumente auch in englischer Sprache verfügbar?

A: microfin stellt alle Musterdokumente in deutscher Sprache sowie einzelne Servicebeschreibungen auch in englischer Sprache zur Verfügung. Sollte das von Ihnen benötigte Dokument aktuell nicht in englischer Sprache verfügbar sein, können wir für Sie die Übersetzung gerne als Sonderleistung übernehmen.

Da die Musterverträge ausschließlich im deutschen Rechtsraum Anwendung finden, wurden sie in deutscher Sprache verfasst. Die Musterverträge sind nicht für Rechtsregelungsgebiete außerhalb Deutschlands geeignet.


F: Wie lassen sich die Musterdokumente von mir bearbeiten?

A: Alle Musterdokumente werden von microfin abhängig vom jeweiligen Dokumententyp - als editierbare MS-Excel- (*.xlsx). oder Word-2010-Datei (*.docx) zur Verfügung gestellt und können von Ihnen somit aufwands- und zeitschonend bearbeitet werden.

Da die Dokumente in ihrer jeweiligen Gliederung und Struktur konsistent zueinander sind, können Sie sich bei der Bearbeitung ganz auf Ihren individuellen Anpassungsbedarf konzentrieren - in dem guten Gefühl, dass microfin für Sie in den Mustern bereits an alle marktüblichen Inhalte gedacht hat.


F: In unserem Team gibt es keinen ausgewiesenen Experten für Outsourcing-Dokumente. Können wir die Muster dennoch nutzen?

A: Ausführliche Kommentare in unseren Musterdokumenten bieten Ihnen Hilfestellungen. Sie sind allgemein-verständlich formuliert, so dass auch fachfremde Anwender die Dokumente einfach nutzen können.


F: Kann microfin mich bei der weiteren Bearbeitung der Musterdokumente unterstützen?

A: Gerne unterstützen wir Sie bei der weiteren Bearbeitung der Musterdokumente nach Ihrem individuellen Bedarf. Abhängig vom jeweiligen Dokumententyp stellen wir Ihnen den entsprechenden Spezialisten zur Verfügung. Die Vergütung erfolgt in der Regel separat und auf Grundlage des zuvor abgestimmten Aufwands.


F: Welche Nutzungsrechte erwerbe ich mit den Musterdokumenten?

A: Zum Zwecke der weiterführenden Gestaltung der Musterdokumente im Rahmen Ihres Outsourcing-Vorhabens räumt microfin Ihnen das einfache, nicht übertragbare, sowie nicht ausschließliche Recht zur Nutzung der Muster ein. Eingeschlossen ist insbesondere das Recht, das Muster im Rahmen Ihres Outsourcing-Vorhabens zu bearbeiten und Ihren individuellen Anforderungen anzupassen.


F: Lassen sich die Musterdokumente mit meinen eigenen Dokumenten zusammenführen?

A: Wir bieten unsere Musterdokumente in einer kleinteiligen Struktur an, d.h. Sie können sich Ihre Dokumente nach Ihrem tatsächlichen Bedarf zusammenstellen.

Aus der Erfahrung unserer eigenen Projekte, in denen wir selbst regelmäßig unsere Musterdokumente nutzen, wissen wir, dass sie sich in Regel ohne größeren Aufwand mit dritten Dokumenten zusammenführen lassen.


F: Wie aktuell sind die Musterdokumente?

A: Alle Musterdokumente werden von microfin regelmäßig auf ihre Aktualität, Plausibilität und Vollständigkeit geprüft, in der Regel mindestens zweimal im Jahr im Rahmen eines internen Prozesses zur Qualitätssicherung und Weiterentwicklungen. Die Musterdokumente werden mit größtmöglicher Sorgfalt auf Grundlage neuester Erkenntnisse erstellt und kontinuierlich überarbeitet.

Da wir die Dokumente auch selbst in unseren Projekten nutzen, profitieren wir dabei vor allem aus dem laufenden Projektalltag und berücksichtigen so die sich fortlaufenden Anforderungen unserer Kunden und die Lösungen der Anbieter.

Daneben haben wir verschiedene interne Prozesse implementiert, um beispielsweise die für das Outsourcing relevanten gesetzlichen und regulatorischen Novellen einzuarbeiten.


F: Wie halte ich meine Musterdokumente auf einem aktuellen Stand?

A: microfin bietet einen regelmäßigen Update-Service für die einzelnen Musterdokumente: Wir informieren Sie in der Regel zweimal im Jahr über etwaige inhaltliche Änderungen und Ergänzungen zu den von Ihnen erworbenen Dokumenten. Sie entscheiden, ob Sie das jeweils aktualisierte Dokumente gegen Zahlung einer jeweils einmaligen Update-Gebühr erwerben möchten.


F: Wo kann ich mich über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen informieren?

A: Bitte informieren Sie sich hier über unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für den Erwerb und die Nutzung der Musterdokumente.


F: Warum sollte ich die Musterdokumente nutzen?

A: Es gibt aus unserer Sicht drei primäre Gründe, warum Sie von den Musterdokumenten profitieren:

  1. Sie haben keine Zeit im Projekt und brauchen möglichst schnell marktübliche und direkt verwendbare Dokumente.
  2. Sie haben kein Budget für ein längerfristiges Beratungsprojekt.
  3. Sie haben keine frei verfügbaren oder ausreichend erfahrenen Mitarbeiter, die sich um die Konzeption und Ausformulierung von Ausschreibungsdokumenten, Servicebeschreibungen und/oder Verträgen kümmern können.
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