Alles neu am Arbeitsplatz? Welcher Booster ist der richtige für Workplace-Services?

Flexibles Arbeiten von überall wird auch nach Corona noch Bestand haben. Die Transformation hat allerdings schon vor der Pandemie begonnen - ein Update in Sachen Workplace-Service war ohnehin fällig. microfin-Meinung von Ludwig Bellach und Timm Scheibach.

Kommentar von L. Bellach und T. Scheibach

Die vergangenen zwei Jahre bedeuteten für IT-Abteilungen in Banken und Versicherungen: raus aus dem Büro als traditionellem Arbeitsplatz, rein ins Homeoffice. Flexibles Arbeiten von überall wird auch nach Corona noch Bestand haben. Die Transformation hat allerdings schon vor der Pandemie begonnen - ein Update in Sachen Workplace-Service war ohnehin fällig. Die Treiber dafür sind offensichtlich:

  • flexible Office-Umgebungen und "Free Seating" statt personalisierter Arbeitsplätze, dadurch geringerer Bedarf an Büroflächen
  • stärkere Kollaboration über klassische Organisationseinheiten hinaus in agilen Projekten und Strukturen
  • wachsende Nachfrage nach Self-Service-Lösungen, vor allem durch Digital Natives
  • zunehmende Nutzung von Cloud-Applikationen (oder Software as a Service/SaaS)
  • steigende Akzeptanz für Cloud inkl. M365-Services auch bei Banken und Versicherungen, trotz regulatorischer Bedenken und Hürden
  • höhere Security-Anforderungen im (mobilen) Client.

 

Drei Best Practices für Service-Strategien am Arbeitsplatz bieten sich – abhängig von der Kundensituation – an

1.    Collaboration und Mobility

  • M365-Lösungen aus der Cloud werden kontinuierlich ausgebaut und gleichzeitig M365-Apps für die Offline-Nutzung lokal installiert. Durch das Evergreening entfallen aufwändige Office-Rollouts.
  • Die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird mit Laptops/Tablets ausgestattet. Darüber hinaus kommen Firmen-Smartphones zum Einsatz, um z. B. eine 2-Faktor-Authentifizierung zu ermöglichen.
  • Moderne und sichere Multi-Plattform-Management-Systeme (z. B. Microsoft Intune) werden für Softwareinstallationen und -updates auf Laptops und Smartphones genutzt.

2.    Virtualisierung

  • Eine Virtual Desktop Infrastructure (VDI, z. B. auf Basis Azure) ermöglicht eine bedarfsgerechte Nutzung und Allokation von Rechenleistung und Speicher, nicht jeder benötigt ein "dickes" Endgerät.
  • Der gleiche Effekt lässt sich über eine zentralisierte Anwendungsbereitstellung auf Terminalserver (z. B. Citrix) erzielen.
  • Arbeits-Endgeräte benötigen so nur noch eine Mindestleistung für die lokale Installation und den Betrieb von Office-Anwendungen sowie für den Verbindungsaufbau zum Unternehmensnetzwerk. Daraus ergeben sich Einsparungen bei Hardwarekauf und Softwarewartung.

3.    Convenience

  • Die Anwender können über Self-Service-Funktionen der IT-Service-Managementsuite selbständig regelmäßig auftretende Anforderungen erledigen, wie z. B. Passwort-Reset, Rufumleitungen oder Softwareinstallationen.
  • Die Bereitstellung von Hardware erfolgt dezentral (z. B. über einen "Smart Locker"), so dass auch an entlegenen Standorten jederzeit Neu- oder Ersatzgeräte zur Verfügung stehen, die über das Netzwerk "betankt" werden können.
  • Eine persönliche Beratung der Anwender findet in einem Shop statt, einer sog. "Service-Theke”, die sich an einem vielfrequentierten Ort befindet, z. B. in Nähe der Kantine oder der Rezeption.
     

Fazit

Alle drei Ansätze sind geeignet, Entwicklungen am Arbeitsplatz hin zu mehr Flexibilität und Mobilität, zu unterstützen. Und alle drei sind im Rahmen der Regulatorik heute umsetzbar. Kostensenkung ist dabei ein wichtiger, aber untergeordneter Aspekt. Entscheidend ist, Kollaboration und Handlungsfähigkeit einer Bank oder Versicherung unabhängig von äußeren Einflüssen sicherzustellen. Strategisch weitsichtige Workplace-Services werden damit zu einem Kernelement der Resilienz eines Instituts.

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