Benchmarking von IT-Service-Kosten

Ein Beitrag zur Standortbestimmung von IT-Kostenvergleichen

Ein Beitrag zur Standortbestimmung von IT-Kostenvergleichen

IT-Kosten sind für Nicht-Spezialisten und insbesondere für Einkauf und Controlling ein "Buch mit sieben Siegeln". Während bei reinen Hardwarekosten noch vergleichsweise leicht eine ausreichende Transparenz zu schaffen ist, sieht es bei IT-Services anders aus: Leistungsumfang und Servicequalität unterscheiden sich zwischen den Anbietern oft so stark, dass Preisvergleiche nicht einfach möglich sind. Standardisierungsansätze stoßen früh an ihre Grenzen; das Benchmarking von IT-Service-Kosten verspricht mehr Erfolg. Die Aussagekraft hängt aber von einer stringenten Methodik ab.

"Standard" ist einer der Schlüsselbegriffe der industrialisierten IT. Standards machen IT-Leistungen nicht nur nachhaltig beherrschbar, sondern auch berechenbar. In vielen Bereichen, insbesondere der IT-Infrastruktur, hat sich dieses Prinzip auch durchgesetzt und bewährt: Preise und Gesamtkosten werden hier weitgehend präsent gemacht, etwa bei Hardware oder auch bei Lizenzkosten für Datenbanken oder Anwendungsprogramme. Deren Folgekosten für Wartung etc. werden meistens auch berücksichtigt. Bei IT-Services aber, und dabei insbesondere bei auslagerungsfähigen Dienstleistungen, greift der Ansatz allerdings oft zu kurz. Denn es liegt in der Natur von Standards, dass sie nur den Rahmen beschreiben, innerhalb dessen sich ein Produkt oder eine Leistung bewegen. Je detaillierter die Beschreibung eines Standards ausfällt – je höher also die Granularität - desto höher wird die Wahrscheinlichkeit, dass es sich gar nicht mehr um einen Standard handelt, sondern um ein Spezifikum.

Herstellung von Kostentransparenz - auch in der Cloud

Andererseits ist diese Granularität aber notwendig, wenn die (realen) Kosten von IT-Services zuverlässig erfasst werden sollen. Das gilt umso mehr, wenn sich im Zuge der Verlagerung verschiedener Services in Cloud-Umgebungen die klaren Abgrenzungen weitgehend aufgelöst haben und Leistungen noch stärker individualisiert werden als bislang. Kostentransparenz ist unabdingbar, wenn Leistungen ausgelagert werden sollen und die Wirtschaftlichkeit dieser Maßnahme vor und nach der Realisierung beurteilt werden muss.

Wenn Standards für diese Kostenbetrachtung weitgehend ausfallen, tritt Benchmarking auf den Plan. Eine etablierte Methode – die allerdings von einzelnen Unternehmen nicht zu leisten ist. Hier sind es spezialisierte Dritte, die mit einem anbieterübergreifenden IT-Benchmarking weiterhelfen.

Saubere Methodik ist Pflicht

Um die Aussagekraft eines Benchmarkings zu sichern, ist ein methodisch stringentes Vorgehen unverzichtbar. Das betrifft nicht nur das eigentliche Vergleichsverfahren, sondern mindestens ebenso die Vorbereitungsarbeiten. Dazu gehört insbesondere die Analyse von Funktionalitäten außerhalb bestehender Standards. Die Erhebung aller relevanten Kostenfaktoren setzt ein breites IT-Architekturverständnis und Erfahrung bei unterschiedlichen Lösungskonzepten voraus.

Zu einer kompletten Erfassung des "Status quo ante" gehören insbesondere:

  • Vollständigkeit der Kostenpositionen und ihre korrekte Zuordnung zu den Kategorien Personal, Raum, Infrastruktur und externe Leistungen
  • Analyse des Softwareportfolios, einschließlich des zu erwartenden Erneuerungsbedarfs
  • Analyse des Lizenzbestandes, dabei insbesondere der Lizenzmodelle und der Lizenz- und Folgekosten für Wartung und Pflege
  • Analyse des Hardwarebestandes bezüglich Alter, Erneuerungsbedarf, Wartungskosten und Abschreibungskosten

Durchführung des Benchmarkings

Stimmen die Grundlagen, kann ein seriöses Benchmarking erstellt werden. Voraussetzung für valide Zahlen ist, dass eine neutrale Instanz mit entsprechendem Spezial-Know-how nicht nur die Datensammlung, sondern auch die Aus- und Bewertung übernimmt. Zugleich ist es aber wichtig, das konkrete Anforderungsprofil des Unternehmens zu kennen, das spezifische Benchmarks braucht. Fast immer werden nämlich im praktischen Betrieb nicht Standardleistungen angefordert, sondern für die eigenen Prozesse und Ziele spezifizierte Services. Die für das Benchmarking benötigten Vergleichswerte liefert das beauftragte Beratungsunternehmen aus anonymisierten Daten seiner Kundschaft.

Im ersten Schritt werden so genannte Peer Groups gebildet. Sie umfassen vier bis sieben anonymisierte Anbieter, aus deren (bekannten) IT-Service-Kosten die Vergleichszahlen ermittelt werden, wenn möglich differenziert nach Hard- und Software- sowie "echten" Dienstleistungsanteilen. In der Regel werden die Mitglieder der Peer Group selten genau dem zu benchmarkenden Unternehmen entsprechen. Unterschiede liegen etwa in der Branche, der Unternehmensstruktur und -größe, der Filialstruktur, aber auch dem nationalen oder internationalen Aktionsradius.

Die darauf folgende Bildung des Referenzpreises ist – nachvollziehbarerweise – eine "Geheimformel" der Benchmarking-Spezialisten. Natürlich setzen sie nachvollziehbare mathematische Standardverfahren voraus – die Gewichtung ist aber das, was für Coca-Cola das "X" ist.

Eine zweifelhafte Arithmetik würde allerdings bei der Diskussion der Benchmark-Ergebnisse mit dem Auftraggeber schnell entlarvt. Bei der Deutung der Benchmark-Ergebnisse sind Erfahrung und Kenntnis sowohl des Marktes als auch des konkreten Unternehmens wichtig. Sie bestimmt, wie genau der Benchmark letztlich auf das Anforderungsprofil passt. Wichtige Faktoren sind dabei:

  • Abweichungen von Standards [...]
  • Spezielle Architekturlösungen [...]
  • Spezielle Betriebsanforderungen [...]

Ziel des Benchmarkings: Kostenoptimierung

In Anbetracht des nennenswerten Aufwandes wird kein Unternehmen ein IT-Kosten-Benchmarking anstreben, nur um einen Überblick über den Markt zu gewinnen. Ziel des Benchmarkings ist vielmehr in erster Linie eine gründliche und differenzierte Prüfung der eigenen aktuellen IT-Kosten und ihre Bewertung im Vergleich mit realen Marktdaten soweit Marktstandards und Abbildungsverfahren eine Gegenüberstellung der Services erlauben.

Die differenzierte Betrachtung im Rahmen einer gründlichen Ergebnisanalyse kann dann Ansätze für Maßnahmen zur Kostenoptimierung aufdecken. Diese müssen sich immer in Rahmenbedingungen des geprüften Unternehmens einfügen.

Deshalb wird ein Benchmarking nicht beim reinen Preisvergleich stehen bleiben, sondern sollte in Ableitungen zu den bewerteten IT-Kosten Stellung beziehen. Letztlich sollten Unternehmen in die Lage versetzt werden, mittels eines Benchmarkings relevante Synergiepotenziale in ihrem IT-Portfolio zu erkennen. Häufig gefundene Ansätze sind:

  • Anpassung der Security-Komponenten an den tatsächlichen (Schutz-)Bedarf [...]
  • Anpassung des Betriebskomforts [...]
  • Vereinheitlichung von Service(teil-)strukturen [...]
  • Zentraler Einkauf und/oder Anschluss an Einkaufsgemeinschaften (besonders: Lizenzen) [...]

Auswirkungen auf die Sourcing-Strategie

Die Ergebnisse eines Benchmarkings können durchaus auch eine bereits bestehende Make-or-Buy-Entscheidung beeinflussen. Die Wirtschaftlichkeit eines Sourcings entsteht maßgeblich aus den zu erwartenden Gesamtkosten. Dazu gehört auch, dem Angebot eines Sourcing-Dienstleisters folgende Positionen gegenüber zu stellen:

  • Einmalkosten für Transition und Transformation
  • Laufende Kosten für die Retained Organisation
  • Laufende Kosten für Managed Services
  • Einsparungen in der eigenen IT, also beispielsweise für Housing und Mitarbeiter.

Ein valides Benchmarking ist schließlich auch dafür geeignet, in lang laufenden Sourcing-Vertragsverhältnissen zur "Halbzeit" die Preise zu überprüfen, und bei einem vertraglich sauber vereinbarten Verfahren eine Anpassung nach oben oder unten für beide Vertragsparteien zu ermöglichen. Oft wird so auch eine Neuausschreibung vermieden – sofern das Ergebnis für den Kunden zufriedenstellend ist.

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