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Der Cloud-Effekt: Müssen Softwarelizenzen wirklich teurer werden?

Warum die neuen Lizenzmodelle der Softwarehersteller zur Kostenfalle für Unternehmen werden können – und welche Strategien davor schützen: Tipps vom Experten

Cloud Services, App Stores, Software as a Service: Die Software-Hersteller haben seit einigen Jahren ganz neue Vertriebskanäle – und zugleich ein Umsatzproblem. Der klassische Verkauf von Software-Produkten geht nämlich weiter zurück, und sie sind noch immer die Cashcows der Branche. Kein Wunder also, dass sie über neue Lizenzmodelle versuchen (müssen), ihre finanziellen Claims abzustecken. Die Leidtragenden dieser Entwicklung sind die Anwenderunternehmen, die den Überblick über diese Entwicklung verlieren und im Lizenzdschungel zu viel bezahlen. Dabei gibt es durchaus Strategien, wie sich Unternehmen davor schützen können, zur Melkkuh der Softwarehersteller zu werden.  Konsequentes Lizenzmanagement und die damit verbundene Kostenkontrolle zählen zu den wichtigsten Strategien.

Das Umfeld für Software-Hersteller wird von Jahr zu Jahr und mit fortschreitender Technologie komplexer. Cloud Services und Mobiles Devices tragen ihr Übriges dazu bei. Außerdem wird der Markt durch neue Marktteilnehmer und ein verändertes Umfeld immer verzweigter. Das spüren die Hersteller: Es wird für sie immer schwieriger, Geld zu verdienen. Neuen Umsatz mit bestehender Software und etablierten Lizenzmodellen zu generieren, wie Betriebssystemlizenzen oder Standardprodukte (etwa die klassischen Office Pakete, lokal auf den Clients installiert), bringt nicht mehr die gewünschten Umsätze, weil der Markt gesättigt ist. Die benötigte Software ist in der Regel vorhanden. Beim Hersteller wird nur noch deren Wartung angefragt.

Hinzu kommt, dass Software-Refresh-Zyklen in Unternehmen lang sind: Eine umfassende Software-Migration dauert von der Idee des Upgrades bis zum Abschluss meist Jahre. Das können und wollen die Hersteller nicht abwarten.

Bestehende Produkte werden neu verpackt oder an aktuelle Infrastrukturentwicklungen angepasst

Doch man ist nicht untätig auf Seiten der Hersteller: Die Lösung ihrer Probleme liegt darin, die Lebenszyklen der Produkte durch ständige Aktualisierungen und Neuerungen zu verkürzen. Das hilft ihnen, neue Produkte einfacher im Markt zu platzieren.
Auf Unternehmens-Seite hingegen führt keiner freiwillig und vorschnell neue Software ein, nur weil sie neu oder gerade im Trend ist. Somit bleiben den Herstellern zwei Hebel, um ihre neuen Produkte an den Mann beziehungsweise in die Unternehmen zu bringen:

1. Vorgaben über Verträge, hier: Lizenzbestimmungen

  • Möglichkeit 1: Hersteller „verschenken“ Lizenzen und Wartung für neue oder aufgekaufte Produkte in der ersten Vertragsperiode (meistens 3 Jahre). Das heißt, der Kunde kann die Software zunächst ohne Zusatzkosten nutzen. Teuer wird es erst ab der zweiten Vertragsperiode, wenn für die Leistungen gezahlt werden muss.
  • Möglichkeit 2: Umstellung der Lizenzmetrik mit einem neuen Release. Das heißt, eine Zählmethodik wird im Rahmen eines neuen Software Release (z.B. Wechsel von Version 2011 auf Version 2014) durch eine andere Zählmetrik abgelöst - meistens verbunden mit einem Mehrbedarf an Lizenzen.
  • Möglichkeit 3: Softwarehersteller bieten nur noch neue Vertragsformen an. Umgehen kann der Kunde dies nur, wenn er darauf besteht, dass ein Angebot in der alten Vertragsform beibehalten werden soll. Kein leichtes Unterfangen und in der Praxis oft nur umsetzbar ab einer gewissen Unternehmensgröße und mit guten Argumenten (insbesondere kaufm. Lizenzvolumen, gutes Verhältnis zum Hersteller). Ob das Ganze am Ende finanziell rentabel ist, bleibt fraglich, da neue Vertragsformen subventioniert werden

2. Komplexität von Lizenzbestimmungen und angedrohte Audits

Lizenzbestimmungen werden immer komplexer, folglich auch die Abbildung der entsprechenden Anforderungen an die IT und die Wahrung der Compliance innerhalb der Unternehmen.

Mit angedrohten Audits wird der Erwerb beziehungsweise Nachkauf beschleunigt. Während eines real durchgeführten Audits sind die Preise für den Nachkauf nämlich extrem hoch. Das schafft auf Kundenseite weitere Probleme: Ungeliebte Nachbudgetierungen müssen vorgenommen werden. Hinzu kommt, dass sich die Kundenposition für eine Verhandlung im Audit deutlich schlechter darstellt, als sie ohnehin schon ist.

Aktuell lässt sich in der Praxis beobachten, dass der Umgang der Hersteller-Vertriebsteams rauer wird, dass immer häufiger sogenannte „friendly“-Audits (mit freier Wahl des Auditors) angedroht werden und dass Unternehmen pauschal unterstellt wird, sie seien unterlizenziert. Das lässt sich auch daraus ableiten, dass Aufforderungen zu Selbstauskünften von den Herstellern als Serienbriefe verschickt werden.

Software-Hersteller sind Kapitalgesellschaften und streben nach Gewinn

Mit diesen Methoden gelingt es Software-Herstellern aktuell recht gut, ihre Ziele zu sichern: eine möglichst kurze Time-to-market und ein schneller Return on investment. Schließlich wollen sie, wie alle anderen Unternehmen auch, Gewinn erzielen. Und am liebsten verkünden Gesellschafter schon heute beziehungsweise im nächsten Geschäftsbericht eine neue Rekordmarge, nicht erst morgen oder im nächsten Jahr. Die eventuell kurzfristigen Zielvorgaben werden wie üblich durchgereicht bis zum Kunden. Wie aber können Unternehmen verhindern, hier über Gebühr zur Kasse gebeten zu werden?

Gegensteuern mit stringenter Lizenzmanagement-Organisation

Um nicht immer wieder in die Lizenz-Falle zu tappen, sollten Unternehmen sich zu Herzen nehmen, dass jede neue Vertragsverhandlung schon mit dem alten Vertragsabschluss beginnt.

  • Konkret bedeutet das, dass Unternehmen ihren Lizenzbedarf und Compliance-Status jederzeit kennen sollten: Wie viele Lizenzen benötigen wir von welcher Software heute? Wie viele Lizenzen gibt es für ein gekauftes Software-Produkt? Wie häufig wurde das Produkt tatsächlich installiert? Wie können wir den Bedarf messen? Wie belastbar ist diese Messung?
  • Darüber hinaus müssen sie die Entwicklung ihres Lizenzbedarfs stetig überwachen und Abhängigkeiten von technologischen Trends zu ihrem Lizenzbedarf verfolgen: In welche Entwicklung gehen die Technologien: produktbasierte Lizenzierung oder userbasierte Lizenzierung? Was sind strategische Produkte und welche Produkte können in welcher Zeit ersetzt werden? Welche Bedarfsentwicklung wird erwartet, was benötigen wir morgen? Müssen in der IT Anpassungen erfolgen, um zukünftig Lizenzkosten zu sparen? Wie muss zukünftig gezählt werden?
  • Auf übergeordneter Ebene müssen Software-Lizenzkosten in der IT-Strategie berücksichtigt und Handlungsoptionen zum Einsatz von Software regelmäßig hinterfragt sowie bei Bedarf angepasst werden.

Dies muss permanent über die Vertragslaufzeiten geschehen. Sechs Monate vor Verhandlungsbeginn oder Vertragsabschluss ist es für eine strategische Ausrichtung zu spät. Dann können nur noch kurzfristige Anpassungen erfolgen.

Der Aufwand für eine Lizenzmanagement-Organisation ist groß und kostet entsprechend Zeit und Geld. Aber die Praxis zeigt, dass die Kosten für Lizenzen ebenfalls steigen. Und ohne Gegensteuerung lassen sich die steigenden Ausgaben nicht managen. Unterm Strich lohnt sich diese Investition in jedem Fall.

Langfristiges Ziel: Verschlankung des Software-Warenkorbs

Noch besser aufgestellt sind diejenigen Unternehmen, die weiterdenken und sich einem langfristigen Ziel von Lizenzmanagement widmen, nämlich der perspektivischen Vereinfachung und Verschlankung des Software-Warenkorbs. Hier liegen die Potenziale brach, die es zu heben gilt. Wenn durchschnittlich 15 bis 25 Prozent des IT-Budgets anteilig auf Lizenzen und Software-Wartung entfallen, lohnt sich das messbar. Nur: Zum Nulltarif gibt es das eben nicht, hier muss in eine entsprechende Lizenzmanagement-Organisation investiert werden. Sie gibt dem Unternehmen das Wissen und die Kontrolle in die Hand, um mit den Softwareherstellern wirklich auf Augenhöhe zu interagieren und zu verhandeln. Damit Umsatz und Wachstum auf beiden Seiten des Tisches stimmen.

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