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Exit-Vereinbarungen in IT-Outsourcing-Verträgen

Zehn Stolperfallen gibt es in Exit-Prozessen immer wieder – deshalb sollten diese Punkte explizit in jedem Outsourcing-Vertrag geregelt werden.

Ein Mobilfunkvertrag mit fünf Jahren Laufzeit? Undenkbar. Bei IT-Outsourcing-Verträgen hingegen sind solche Zeiträume ganz normal. Fünf Jahre sind Standard, sieben Jahre nicht selten und sogar zehn Jahre kommen vor. In dieser Zeit können sich die Rahmenbedingungen stark wandeln – bei Vertragsende sind ein Providerwechsel oder ein Insourcing gängige Optionen.

Solche Transitionen stehen allerdings unter schwierigen Vorzeichen. Nach langen Vertragslaufzeiten oder bei 2nd oder 3rd Generation-Outsourcing ist das Know-how beim Auftraggeber meist weitgehend verloren gegangen. Sprich: Die Transition ist ohne intensive Unterstützung des bisherigen Bestands-Providers schwierig, risikobehaftet und teuer. Die Folge: Unternehmen schrecken vor Providerwechseln zurück, obwohl Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Qualität oder neue Strategien dafür sprächen.

Natürlich regeln in Outsourcing-Verträgen so genannte Exit-Klauseln die Unterstützungsleistungen des Bestands-Providers beim Ausstieg. Ob sie allerdings dazu geeignet sind, das Risiko der Migration zu minimieren und die Kosten beherrschbar zu halten, steht auf einem anderen Blatt. Schließlich widerspricht es dem Interesse des Providers, dem Kunden den Ausstieg zu erleichtern.

Allgemeine Zusicherungen wie „Unterstützung in einem angemessenen Umfang“ reichen deshalb in keinem Falle aus. Notwendig sind klare, vollständige und verbindliche Regelungen, die bereits mit dem Outsourcing-Vertrag verhandelt werden sollten. Am besten in einer Wettbewerbssituation – und vor allem vor dem Vertragsabschluss: Danach lässt die Kompromiss-Bereitschaft des Providers in aller Regel deutlich nach.

Zehn Stolperfallen in Exit-Prozessen

Zehn wichtige Stolperfallen sind in Exit-Prozessen immer wieder zu beobachten – deshalb sollten diese Punkte explizit in jedem Outsourcing-Vertrag geregelt werden:

1. Dokumentationsleistungen [...]
2. Know-How-Transfer [...]
3. Netzwerkkopplung [...]
4. Datenmigration [...]
5. Zugangs- und Zugriffsrechte/Software-Agenten [...]
6. Testunterstützung [...]
7. Service Level Agreements [...]
8. Projektmanagement [...]
9. Weiterbetrieb [...]
10. Vergütung [...]

Arbeitsweise des Providers kennenlernen

Keine Frage: Nicht bei jeder Art von IT-Outsourcing sind alle Exit-Vereinbarungen von gleicher Relevanz. So sind zum Beispiel für die Überführung eines User Help Desks andere Themen zu regeln als bei der Überführung eines SAP-Services. Aber diese Punkte zumindest erwogen zu haben, schafft Sicherheit bei der Gestaltung von Beendigungsregelungen.
Einen wichtigen Nebeneffekt haben diese Regelungen zudem: Sie liefern schon vor Vertragsabschluss ein gutes Bild von der Arbeitsweise des Providers. Dessen Professionalität zeigt sich nämlich auch darin, wie er mit einem Vertragsende umgeht. Wer sich also über einen Provider informiert, sollte sich nicht nur Referenzen für einen Betrieb zeigen lassen, sondern auch Referenzen für einen Exit-Prozess - den hatte jeder Provider schon einmal. Wer einen Kunden nämlich genauso professionell entlässt, wie er ihn empfängt, empfiehlt sich auf besondere Weise für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

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