IT-Outsourcing: Stolperstein Software-Lizenzen

Wem gehören Software-Lizenzen? Und wo darf man sie einsetzen? Die Antwort auf diese scheinbar triviale Frage stellt beim Outsourcing oder Cloud-Sourcing plötzlich ein erhebliches Risiko dar. Eine Praxis-Strategie zum Umgang mit Lizenzen.

Wem gehören Software-Lizenzen? Und wo darf man sie einsetzen? Die Antwort auf diese scheinbar triviale Frage stellt beim Outsourcing oder Cloud-Sourcing plötzlich ein erhebliches Risiko dar. Eine Praxis-Strategie zum Umgang mit Lizenzen.

IT-Outsourcing heißt in der Regel, dass Unternehmen IT-Infrastrukturen und/oder -Funktionen von einem Provider betreiben lassen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre bereits erworbenen Software-Lizenzen im Falle eines Outsourcings als Asset dem Provider beigestellt werden können – und sie sich damit auch elegant des Themas Lizenzmanagement entledigen. Leider ist es nicht so einfach: Die Softwarehersteller beobachten den Markt und haben insbesondere ein Auge darauf, wenn ihre Kunden ein Outsourcing tätigen oder Unternehmensteile kaufen bzw. abspalten.

Und das aus gutem Grund: Die Hersteller verkaufen Ihre Produkte im direkten Verhältnis an den Kunden. Wenn der nun ein Outsourcing durchführt und die bereits erworbenen Lizenzen an den Provider weiterreichen möchte, fehlt in der Regel die vertragliche Grundlage. Auch unterscheiden sich des Öfteren die Software-Lizenzen, die ein Unternehmen lizenziert, von denen, die ein Provider erwirbt, selbst wenn es sich funktional um identische Produkte handelt. Weiterhin erschweren vertragliche Vorgaben wie „Einsatz in dedizierter Umgebung“ die Übertragung der Software-Lizenzen eines Unternehmens an einen Provider.

Böses Erwachen um fünf vor zwölf

In der Praxis sieht es meist so aus: Erst in der Transitionsphase, wenn die Software dem Provider beigestellt werden soll, kommt das Thema Lizenzen auf die Agenda – viel zu spät. Die Software-Hersteller sehen in der Nutzung der Software über einen Service-Provider eine Vertragsverletzung. Regelmäßig wird mit Software-Audits und anschließenden Vertragsstrafen gedroht. Im Eskalationsfall ist dann sogar von der Kündigung der Wartungsverträge die Rede – was noch weiter reichende Folgen haben kann als reine Vertragsstrafen.

Die Risiken sind also real und erheblich. Wer sie kontrollieren will, braucht eine klare Strategie. Aus der Beratungspraxis von microfin lassen sich vier konkrete Vorgehensweisen ableiten.

1. Beistellung der Lizenzen an den Provider

Die vom Kunden bereits erworbenen Lizenzen werden dem Provider beigestellt. Hierzu ist keine Neu-Lizenzierung der einzelnen Software-Produkte notwendig. Das Eigentum und die Verantwortung für die Lizenzen bleiben beim Kunden.
Das ist die kostengünstigste Variante – allerdings ist sie mit hohen internen Aufwänden verbunden. Der Kunde muss sämtliche Software-Vertragspartner über das Outsourcing informieren und sich gleichzeitig eine Einwilligung über die Beistellung der Lizenzen einholen. Das Unternehmen bleibt  selbst in der Compliance-Verantwortung bezüglich der Lizenzen – auch hier bleiben Aufwände bestehen.

2. Übertragung der Lizenzen an den Provider

Bereits erworbene Lizenzen werden dem Provider übertragen; der Kunde übertragt seine Assets also an den Provider. Eine Neu-Lizenzierung ist nicht notwendig. Für Unternehmen, die wenig internes Know-how im Lizenzmanagement haben, kann dieses Szenario eine zukunftsfähige Möglichkeit sein. Denn durch die Übertragung der Lizenzen ist der Provider zukünftig für die Lizenz-Compliance und den vertraglichen vereinbarten Einsatz der Software verantwortlich.
 Dieses Vorgehen ist jedoch an eine Zustimmung des Software-Herstellers gebunden, und es müssen einige buchhalterische Themen berücksichtigt werden: Oft muss der Kunde Lizenzen sonderabschreiben oder der Provider tätigt eine Ausgleichszahlung über den Buchwert.

3.    Neuerwerb der Lizenzen durch den Provider

Sämtliche Softwareprodukte werden durch den Provider neu beschafft. Damit starten Unternehmen auf der „grünen Wiese“. Die Verantwortung sowie die Beschaffung und das ganze Management rund um Software liegen beim Provider. Der Kunde kauft einen All-Inclusive-Service ein, in dem Hardware, Software und der Service aus einer Hand kommen. Die Kosten für dieses Szenario sind im Vergleich zu den anderen Szenarien deutlich höher. Durch den Verkauf des bestehenden Software-Portfolios auf dem Markt für Gebrauchtsoftware ist aber eine teilweise Gegenfinanzierung möglich.

4.    Beistellung/Übertragung der Lizenzen & anschließender Neuerwerb durch den Provider

In diesem Szenario wird im ersten Schritt die Übertragung/Beistellung der Lizenzen an den Provider geprüft. Sämtliche Produkte werden nach Ende der aktuellen Wartungsperiode durch den Provider lizenziert. In der Praxis sieht man dies oft als die effizienteste und sicherste Methode an. Hier werden sukzessive die Lizenzen an den Provider übertragen/beigestellt und nach Ende der Abschreibungsfrist vom Provider selbst neu lizenziert.

Jedes Szenario bringt seine eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Welche Variante im konkreten Fall die richtige ist, hängt immer von der Gesamtsituation des Unternehmens und der Outsourcing-Strategie ab. Eines bleibt aber immer gleich: Das Thema Lizenzen zu unterschätzen, ist riskant. Mit einer sinnvollen und strukturierten Vorgehensweise lassen sich diese Risiken jedoch kontrollieren.

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