Software Asset Management as a Service: Nicht auslagern, ohne gerüstet zu sein

Effektives Software Asset Management kann einen Beitrag zur Optimierung der Softwarekosten leisten. Daneben soll „SAM as a Service“ dabei helfen, eigene Ressourcen zu schonen, die die SAM-Organisation binden würde.

Outsourcing mit Blindflug-Risiko

Im Markt für Software Asset Management (SAM) herrscht Goldgräberstimmung. Zahlreiche Dienstleister drängen mit „SAM as a Service“-Angeboten auf den Markt, um Unternehmen diese komplexe Aufgabe abzunehmen. Die Nachfrage ist zweifellos vorhanden – allerdings bieten die Anbieter nicht immer das, wonach die Unternehmen suchen, so eine aktuelle Erhebung des Beratungsunternehmens microfin. Bei nüchterner Betrachtung sind die Services häufig noch weit von Commodity-Angeboten entfernt. Damit sind Unternehmen gut beraten, genau wie bei anderen IT-Auslagerungsprojekten zuerst gemeinsam mit Experten ihre „Sourcing-Readiness“ zu prüfen. Nur so wird aus der erwarteten Entlastung für die interne IT kein Blindflug.

Immer mehr Unternehmen denken darüber nach, ihr Software Asset Management (SAM) oder Teile hiervon auszulagern. Sei es aufgrund der zuletzt immer häufiger durchgeführten Audits durch die Softwarehersteller oder auch im Rahmen von IT-Kostenoptimierungsprogrammen: Inzwischen haben nämlich viele Unternehmen erkannt, dass die Kosten für Lizenzen einen nicht unerheblichen Anteil an den Gesamt-IT-Kosten ausmachen. Oft handelt es sich um Millionenbeträge, nicht selten machen Ausgaben für Softwarelizenzen und Wartungen bis zu einem Drittel des gesamten IT-Budgets aus  Effektives Software Asset Management kann den nachhaltigen Beitrag zur Optimierung der Softwarekosten leisten. Daneben soll "SAM as a Service" dabei helfen, eigene Ressourcen zu schonen, die die SAM-Organisation binden würde.

Erheblicher Aufwand für Software Asset Management

Der Aufwand für Software Asset Management ist nämlich durchaus erheblich. SAM ist weit mehr als nur Lizenzmanagement, es definiert sich als Funktion für die zentrale Erfassung und dem LifeCycle-Management für alle beschaffte und eigenentwickelte Software eines Unternehmens. Wer SAM in die langfristige Unternehmensstrategie einbindet, unterstützt damit IT-Ziele wie eine Compliance-gerechte Softwarenutzung samt der Vermeidung von Unterlizenzierungen und damit verbundenen Strafzahlungen, mehr Transparenz über die Nutzung vorhandener Software und Lizenzen, und nicht zuletzt die Senkung der IT-Kosten bei der Softwarebeschaffung bzw. Wartung.

In der Praxis der Unternehmens-IT fehlt es aber in der Regel an entsprechenden Experten in ausreichendem Umfang, die das notwendige Lizenz-Spezialwissen mitbringen. Die Herausforderung im Falle von SAM besteht darin, betriebswirtschaftliche, rechtliche und IT-Kompetenzen zu bündeln:

  • technische Einsatz- und Nutzungs-Szenarien für die zu verwaltende Software
  • Lizenzierungsmodelle der eingesetzten Software-Produkte
  • Vertragswesen und Anbietermanagement
  • kaufmännische und technische Lizenzmanagement-Prozesse
  • Asset Management, insbesondere bei Inventarisierung und Bilanzierung
  • Rollen und Richtlinien im Lizenzmanagement

SAM as a Service-Standardangebote?

Vor diesem Hintergrund bietet sich eine Auslagerung des gesamten Prozesses oder Teile hiervon an einen Dritten geradezu an. Spezialisierte Dienstleister haben das erkannt und bieten neuerdings immer öfter „SAM as a Service Angebote“ an. Eine Patentlösung? Kaum. Denn bei Licht betrachtet ist SAM längst nicht so standardisiert, dass das immer problemlos möglich wäre. Zum aktuellen Zeitpunkt bietet ein Großteil der Anbieter schlicht nicht das an, wonach die Unternehmen suchen. Das hat eine Erhebung des Beratungsunternehmens microfin Mitte 2014 klar ergeben. Die Services sind derzeit noch weit von Commodity-Angeboten entfernt. Das drückt sich auch darin aus, dass ein Teil der Anbieter proprietäre Werkzeuge nutzen, die wiederum die eigenen Prozessmodelle vorsehen. Extreme Abhängigkeit der Unternehmen vom Dienstleister ist die Folge. Alternativ bieten sich Mietmodelle als integraler Servicebestandteil an: Der Kunde erhält beispielsweise per Web-Client Zugriff auf ein SAM-Tool, für dessen Betrieb und Wartung der Dienstleister die Verantwortung übernimmt. In marktführenden Tools sind die einschlägigen Informationen der einzelnen Software-Hersteller in verschiedenen Bibliotheken und Katalogen hinterlegt, die die eigentliche „SAM-Intelligenz“ in der Verarbeitung der technischen und kaufmännischen Lizenzdaten sicherstellen. In solchen Serviceszenarien sollte sich der Kunde in jedem Fall den Direktzugriff anbieten lassen. Werden nur die von dem Tool erzeugten Standard-Reports vom Dienstleister bereitgestellt, geht etwas die Möglichkeit der Stichprobenkontrolle genauso verloren wie die Möglichkeit auf hinterlegtes Know-How zurückzugreifen.

Sourcing Readiness als erste Hürde

Unternehmen, die über SAM as a Service nachdenken, müssen deshalb zunächst eine andere Hürde meistern: die mangelnde Transparenz in der Vergleichbarkeit der Angebote. Die Herausforderung liegt für die Nachfrager daher darin, den individuell passenden Anbieter zu finden. Dafür empfehlen sich Herangehensweisen und Methoden, die sich im  IT-Outsourcing bewährt haben.  „Sourcing-Readiness“ lautet hier das Schlagwort. Das Ziel: eine fachlich und kaufmännisch belastbare Make-or-buy-Entscheidung zu treffen.

Die Sourcing-Readiness muss vor der Auswahl des geeigneten Anbieters eine unmissverständliche Auskunft über verschiedene SAM-Themenkomplexe im Unternehmen geben. [...]

Gleichzeitig lassen sich aus der ermittelten Sourcing-Readiness eindeutige Service Level Agreements für die Kontrolle und Steuerung des Dienstleisters ableiten und der bestmögliche SAM as a Service-Anbieter auswählen – vorzugsweise im Rahmen eines gestrafften und somit aufwandsschonenden Wettbewerbsverfahrens. Daneben bringt die Sourcing-Readiness Kostenvorteile aufgrund der Nutzung von SAM as a Service-Marktangeboten, die mit dem eigenen Standard kompatibel sind.

Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll und wirtschaftlich, vor einer Entscheidung über eine Auslagerung von SAM unabhängige Sourcing-Experten mit ins Boot zu holen. Sie helfen mit bewährten Methoden, die Sourcing-Readiness in Unternehmen zu ermitteln und herzustellen. Gleichzeitig bewahren sie Unternehmen vor der Auswahl des falschen Providers, die in zu hohen Kosten, unpassenden Prozessmodellen und starker Abhängigkeit münden kann. Denn idealerweise nutzen Unternehmen ein eigenständig entwickeltes Prozessmodell, und finden einen Anbieter, dessen Lösung in die SAM-Organisation des jeweiligen Unternehmens passt – und nicht umgekehrt.

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