Muster IT-Policies

In welchem Dateiformat erhalte ich die Musterdokumente?

Die Musterdokumente sind unter Einsatz des Betriebssystems MS Windows 10, sowie des Programms ab Office 2010 erstellt und in dieser Betriebsumgebung ausgiebig getestet worden.

Der Versand auf digitalem Wege erfolgt wahlweise entweder im PDF-Format oder - abhängig vom jeweiligen Dokumententyp - als editierbare MS-Excel- (*.xlsx). oder Word-2010-Datei (*.docx).

Muster-Verträge und Servicebeschreibungen sind beispielsweise im Word-Format angelegt, Service-Level-Tabellen im MS-Excel-Format.

Wie kann ich einen schnellen Einblick in die Musterdokumente gewinnen?

Gerne stellen wir dir die Musterdokumente im Rahmen einer Web-Demo vor. Neben Aufbau und Struktur erläutern wir die jeweiligen Inhalte. Dabei bestimmst du, welche Dokumente vorgestellt werden sollen und hast zudem die Möglichkeit, im direkten Kontakt mit einem unserer Sourcing-Experten deine konkreten Fragen zu besprechen. Vereinbare noch heute einen Termin für eine unverbindliche Web-Demo.

Außerdem kannst du für Musterdokumente deiner Wahl Leseproben bei uns anfordern.

Wie viel kosten die Musterdokumente?

Du findest eine Übersicht zu einzelnen Musterdokumenten und Paketen inklusive der Preise auf den jeweiligen Unterseiten beziehungsweise im Anfrageformular. Die Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher MwSt.

Wenn du dich für alle Dokumente aus einem "Paket" oder entscheidest, erhältst du auf die Summe der Einzelpreise den jeweils ausgewiesenen 20 %-Rabatt.

Wie schnell kann ich die Musterdokumente bekommen?

Wenn du dich für deine Auswahl der Musterdokumente entschieden hast, übersenden wir dir schnellst möglich per E-Mail ein Angebot einschließlich der damit verbundenen AGB. Sobald du uns das von dir rechtskräftig unterzeichnete Angebot als pdf-Datei zurück geschickt hast, stellen wir dir deine Musterdokumente ebenfalls per E-Mail zur Verfügung.

Ich benötige für mein Sourcing ein Musterdokument, das im aktuellen Leistungsangebot nicht enthalten ist. Kann microfin das Musterdokument für mich erstellen?

Lass uns gerne deinen Wunsch zukommen und du erhälst in Kürze eine Rückmeldung und Indikation.

Umfassen die Servicebeschreibungen auch die zugehörigen SLA?

Ja, alle unsere Muster-Servicebeschreibungen umfassen auch die zugehörigen Service Level Agreements (SLA). Daneben findsz du auch Vorschläge für Severity Level und Reporting-Parameter.

In welcher Form werden Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in den Servicebeschreibungen dargestellt?

Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten erfolgt übersichtlich und praxisorientiert anhand einer strukturierten und einfach zu verwendenden DEMI-Matrix (auch bekannt als RACI-Format), die festlegt, welcher Vertragspartner die betreffende Aktivität durchführen, darüber entscheiden, daran mitwirken oder lediglich darüber informiert sein muss.

Wie viele Musterdokumente muss ich mindestens abnehmen?

Es gibt keine Mindestabnahmemenge. Du entscheidest nach deinem individuellen Bedarf, welche und wie viele Musterdokumente du erwerben möchtest. Dabei kannst du alle ausgeschriebenen Dokumente beliebig kombinieren. Wenn du dich für alle Dokumente aus einem "Paket" entscheidest, gewähren wir dir auf die Summe der Einzelpreise den jeweils ausgewiesenen 20 %-Rabatt.

Sind die Musterdokumente auch in englischer Sprache verfügbar?

microfin stellt alle Musterdokumente in deutscher Sprache sowie alle Servicebeschreibungen auch in englischer Sprache zur Verfügung. Sollte das von dir benötigte Dokument aktuell nicht in englischer Sprache verfügbar sein, können wir für dich die Übersetzung gerne als Sonderleistung übernehmen.

Da die Musterverträge ausschließlich im deutschen Rechtsraum Anwendung finden, wurden sie in deutscher Sprache verfasst. Die Musterverträge sind nicht für Rechtsregelungsgebiete außerhalb Deutschlands geeignet.

Wie lassen sich die Musterdokumente von mir bearbeiten?

Alle Musterdokumente werden von microfin abhängig vom jeweiligen Dokumententyp - als editierbare MS-Excel- (*.xlsx). oder Word-2010-Datei (*.docx) zur Verfügung gestellt und können von dir und deinem Team somit aufwands- und zeitschonend bearbeitet werden.

Da die Dokumente in ihrer jeweiligen Gliederung und Struktur konsistent zueinander sind, kannst du dich bei der Bearbeitung ganz auf Ihren individuellen Anpassungsbedarf konzentrieren - in dem guten Gefühl, dass microfin in den Mustern bereits an alle marktüblichen Inhalte gedacht hat.

In unserem Team gibt es keinen ausgewiesenen Experten für Outsourcing-Dokumente. Können wir die Muster dennoch nutzen?

Ausführliche Kommentare in unseren Musterdokumenten bieten Ihnen Hilfestellungen. Sie sind allgemeinverständlich formuliert, so dass auch fachfremde Anwender die Dokumente einfach nutzen können.

Kann microfin mich bei der weiteren Bearbeitung der Musterdokumente unterstützen?

Gerne unterstützen wir dich bei der weiteren Bearbeitung der Musterdokumente nach Ihrem individuellen Bedarf. Abhängig vom jeweiligen Dokumententyp stellen wir dir den entsprechenden Spezialisten zur Verfügung. Die Vergütung erfolgt in der Regel separat und auf Grundlage des zuvor abgestimmten Aufwands.

Welche Nutzungsrechte erwerbe ich mit den Musterdokumenten?

Zum Zwecke der weiterführenden Gestaltung der Musterdokumente im Rahmen des individuellen Outsourcing-Vorhabens räumt microfin deinem Unternehmen das einfache, nicht übertragbare, sowie nicht ausschließliche Recht zur Nutzung der Muster ein. Eingeschlossen ist insbesondere das Recht, das Muster im Rahmen des eigenen Outsourcing-Vorhabens zu bearbeiten und den individuellen Anforderungen anzupassen.

Lassen sich die Musterdokumente mit meinen eigenen Dokumenten zusammenführen?

Wir bieten unsere Musterdokumente in einer kleinteiligen Struktur an, d.h. du kannst deine Dokumente nach deinem tatsächlichen Bedarf selber zusammenstellen.

Aus der Erfahrung unserer eigenen Projekte, in denen wir selbst regelmäßig unsere Musterdokumente nutzen, wissen wir, dass sie sich in Regel ohne größeren Aufwand mit dritten Dokumenten zusammenführen lassen.

Wie aktuell sind die Musterdokumente?

Alle Musterdokumente werden von microfin regelmäßig auf ihre Aktualität, Plausibilität und Vollständigkeit geprüft, in der Regel mindestens zweimal im Jahr im Rahmen eines internen Prozesses zur Qualitätssicherung bzw. Weiterentwicklung. Die Musterdokumente werden mit größtmöglicher Sorgfalt auf Grundlage neuester Erkenntnisse erstellt und kontinuierlich überarbeitet.

Da wir die Dokumente auch selbst in unseren Projekten nutzen, profitieren wir dabei vor allem aus dem laufenden Projektalltag und berücksichtigen so die sich fortlaufenden Anforderungen unserer Kunden und die Lösungen der Anbieter.

Daneben haben wir verschiedene interne Prozesse implementiert, um beispielsweise die für das Outsourcing relevanten gesetzlichen und regulatorischen Novellen einzuarbeiten.

Wie halte ich meine Musterdokumente auf einem aktuellen Stand?

microfin bietet einen regelmäßigen Update-Service für die einzelnen Musterdokumente: Auf Wunsch, informieren wir dich in der Regel zweimal im Jahr über etwaige inhaltliche Änderungen und Ergänzungen zu den von dir erworbenen Dokumenten. Du entscheidest, ob du das jeweils aktualisierte Dokumente gegen Zahlung einer jeweils einmaligen Update-Gebühr erwerben möchtest.

Kann ich mich in die gültigen AGBs einlesen?

Informiere dich hier über unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für den Erwerb und die Nutzung der Musterdokumente..

Warum sollte ich die Musterdokumente nutzen?

Es gibt aus unserer Sicht drei primäre Gründe, in welcher Situation dich unsere Musterdokumenten besonders unterstützen:

1. Du hast keine Zeit im Projekt und brauchst möglichst schnell marktübliche und direkt verwendbare Dokumente.
2. Du hast kein Budget für ein längerfristiges Beratungsprojekt und möchtest aus Best-Practices profitieren.
3. Du hast keine frei verfügbaren oder erfahrenen Mitarbeiter, die sich um die Konzeption und Ausformulierung von Ausschreibungsdokumenten, Servicebeschreibungen und/oder Verträgen, Rollen- und Prozessbeschreibungen für das Providermanagement oder IT-Richtlinien kümmern können, brauchst sie aber für deine Projekte.