User Adoption Microsoft 365

In welchem Umfang und in welcher Detailtiefe du über dein Vorhaben informierst und mit deinen Stakeholdern diskutierst, hängt davon ab,

• welche Interessenlagen mit welchen Prioritäten du zu berücksichtigen hast,
• welches Vorwissen vorhanden ist und
• welche Affinität deine Stakeholder zu technischen Themen aufweisen.

Du hast bis jetzt noch nicht den intensiven Austausch mit den Geschäfts- und unterstützenden Einheiten deines Unternehmens gesucht? Dann ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Die Einführung von M365 ist komplex und lässt sich nicht mit der Ankündigung über eine E-Mail oder eine Notiz im Intranet erledigen.

Mit dir gemeinsam analysieren wir die Bedarfe und Anforderungen jeder Stakeholder-Gruppe und leiten daraus die notwendigen Kommunikationsmaßnahmen für ein gezieltes und gutes Stakeholder-Management ab.

Wichtige Inhalte, über die du deine Stakeholder informieren solltest, entwickeln wir mit dir anhand der folgenden Fragen:

Interessiert? Dann melde dich bei uns!

Wir helfen dir dabei, Führungskräfte und Mitarbeitende so in den Prozess einzubeziehen, dass du die best-mögliche Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit den neuen Funktionen erzielst. Unser maßgeschneidertes Vorgehen deckt die folgenden Handlungsfelder ab:

• Information & Transparenz: Führungskräfte und Mitarbeitende sind zeit- und bedarfsgerecht über Ziele, Maßnahmen, Verlauf und Erfolg deiner Initiative und deren Umsetzung informiert. Sie erkennen ihre unmittelbaren wie auch langfristigen Vorteile.
• Anleitung & Qualifikation: Die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten sind vermittelt. Die Betroffenen sind in der Lage, die neuen Anwendungen und damit zusammenhängenden Prozesse zu bedienen bzw. zu beherrschen und ihre Verhaltensmuster entsprechend der neuen Arbeitsweisen zu verändern.
• Dialog & Reflexion: Führungskräfte und Mitarbeitende werden zu einer konstruktiven Auseinandersetzung mit den Veränderungen angeregt. Die Umsetzung neuer Verhaltensmuster wird gefördert und verstärkt. Akzeptanzbarrieren werden erkannt und beseitigt.
• Feedback & Nachsteuerung: Zielgerichtetes Feedback wird ermöglicht. Rückmeldungen werden in jeder Kommunikationsstufe erfasst und kanalisiert. Notwendige Anpassungen werden überprüft und vorgenommen oder begründet abgelehnt.

Mit dir gemeinsam erarbeiten wir für jedes Handlungsfeld ein Vorgehen, das die Zielgruppen erfasst und ihre Anforderungen analysiert, Kommunikations- und Qualifizierungsformate sowie die passenden Kanäle festlegt und einen Umsetzungsplan enthält. Dabei berücksichtigen wir die in deinem Unternehmen etablierten Werkzeuge und arbeiten in der Umsetzung mit den zu involvierenden Bereichen deines Unternehmens zusammen, wie beispielsweise HR oder Kommunikation und Marketing.

Interesse? Dann gleich hier Kontakt aufnehmen!

Wir erstellen gemeinsam mit dir ein Qualifikationskonzept, das auf das Produkt und deinen Anwendungsfall abgestimmt ist. Dabei wird bei der Planung der Qualifikationsmaßnahmen berücksichtigt, in welcher Phase der Adoption sich deine User gerade befinden:

• Aufmerksamkeit: Die Veränderungen wurden kommuniziert
• Verständnis: Die Nutzenden wissen, wie die Veränderung konkret aussieht und was sie für sie bedeutet
• Engagement: Die Nutzenden verstehen, wie und in welchem Ausmaß die Organisation und sie selbst von der Veränderung profitieren und unterstützen das Vorhaben
• Adoption: Die Veränderungen sind in das tägliche Arbeiten integriert und werden als das neue Normal empfunden

Wir unterstützen dich dabei, mögliche Hindernisse auf diesem Weg zu identifizieren, ihnen vorzubeugen oder sie zu überwinden. In einem übergreifenden Qualifikationsplan halten wir fest, welche Maßnahme wann und zu welchem Zweck eingesetzt werden soll und ermöglichen so ein maßgeschneidertes Vorgehen, das deine Mitarbeitenden optimal auf die Migration vorbereitet und beim Lernen in der Applikation unterstützt.

Hierzu nutzen wir bewährte Instrumente, um Qualifikationsformate zu skalieren, z.B.

• Landing Page: Die zentrale Plattform, die Angebote zur Information und Qualifikation übersichtlich aufbereitet und einen Überblick über das weitere Vorgehen sowie Ansprechpartner bietet
• Multiplikatoren-Netzwerke: Multiplikatoren bieten Mitarbeitenden Kontext und Orientierung und unterstützen in der segmentspezifischen Qualifikation und Kommunikation

Konkrete Maßnahmen zur Qualifikation können beispielsweise so aussehen:

• Kick Starter: Townhall Meetings, schriftliche Anleitungen, Briefing-Calls, initiale Workshops,…
• Deep Dive: Q & A-/Fokus-Sessions, Microsites, Podcasts,…

Interesse? Dann gleich hier Kontakt aufnehmen!

Um Kommunikation so zu verfassen, dass sie einerseits Aufmerksamkeit für die Veränderung erzeugt und andererseits Verständnis und Engagement hervorruft und im besten Falle zur Adoption der Veränderung führt, gibt es einiges zu beachten:

• Kommuniziere nur die Inhalte, die für die Zielgruppe und ihre Interessenlage von Bedeutung sind
• Arbeite die Vorteile und Mehrwerte heraus
• Benenne und beschreibe Handlungsbedarfe und Einschränkungen
• Richte deine Sprache an der Verständnisfähigkeit deiner Zielgruppe aus
• Gib immer Möglichkeiten für Fragen und Rückmeldungen

Entlang deiner Themen, Bedarfe und bestehender Kommunikationskanäle entwickeln wir ein Kommunikationskonzept, das dir strukturiert aufzeigt, wie und wann welche User angesprochen werden. Wir berücksichtigen die in deinem Unternehmen etablierten Kommunikationskanäle und arbeiten mit involvierten Bereichen, wie beispielsweise Marketing, zusammen, um konkrete Templates und Richtlinien für die Kommunikation zu gestalten.

So erreichen wir, dass deine Mitarbeitenden mit relevanten Informationen in einem leicht verständlichen Detailgrad versorgt werden, sich gehört fühlen etc. – kurzum: Wir schaffen Kommunikation, die Wesentliches transportiert und zu einer größtmöglichen Akzeptanz der Veränderung bei deinen Mitarbeitenden führt, damit die mit deinem Vorhaben assoziierten Mehrwerte realisiert werden.

Interesse? Dann gleich hier Kontakt aufnehmen!