User Adoption Microsoft 365

So nimmst du deine User erfolgreich mit!

Du möchtest Microsoft 365 in deinem Unternehmen einführen? Was brauchen deine User, um mit dir auf diese Reise zu gehen? Wie musst du kommunizieren, um deine User für die Reise zu begeistern? Was müssen sie lernen, damit sie M365 effektiv einsetzen können?

Hier findest du Antworten auf deine Fragen.

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Tipps zur M365-Einführung

Die Einführung von M365 ist für Organisationen ein grundlegender Change, denn mit der Nutzung dieser Microsoft Services verändert sich die (Zusammen-) Arbeitsweise. Zahlreiche Rollouts und Migrationen müssen umgesetzt und kommunikativ begleitet werden.

Binde alle relevanten Zielgruppen, wie Stakeholder, Betriebsräte und User, von Anfang an ein – von ihnen hängt der Erfolg der Umsetzung ab.

    Wichtig dabei:

    • eure Mitarbeitenden und Führungskräfte zu informieren,​
    • ihnen den notwendigen Handlungsbedarf auf ihrer Seite aufzuzeigen,​
    • sie auf mögliche Einschränkungen während der Rollout- oder Migrationsphase vorzubereiten​
    • und sie für die mit dem Vorhaben einhergehende Veränderung zu qualifizieren.​

     

    Nutze unsere bewährten Instrumente, die an die Bedarfe und Anforderungen der verschiedenen Zielgruppen sowie den zeitlichen Rahmen des Vorgehens angepasst werden.

    Mit Vertrauen, Motivation, Orientierung und Wissen M365 etablieren

    Damit du eine hohe User Adoption erzielst, helfen wir dir mit

    • bedarfs-gerechter Kommunikation, die die Anwender/innen erreicht,
    • passgenauer Qualifizierung, die Anwender/innen hilft, die neuen Funktionen schnell und erfolgreich für sich nutzbar zu machen,
    • sowie der Planung, Entwicklung, Umsetzung und Implementierung aller Maßnahmen.​


    Für einen Überblick und alles Wissenswerte empfehlen wir dir die Übersicht "User Adoption Management" sowie das Whitepaper.

     

     

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    Branimir Brodnik gibt Tipps zur Einführung von M365 - im Video oder hier zum Nachlesen.

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    Deine Expertin für
    User Adoption

    Christiane Janssen
    Enabler und Principal Consultant

    Du hast Fragen zur User Adoption? Christiane Janssen hat die Antworten und freut sich über deine Kontaktaufnahme.
    Tel +49 6172 177 630

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    Ich möchte M365 einführen und meine Stakeholder dafür ins Boot holen

    In welchem Umfang und in welcher Detailtiefe du über dein Vorhaben informierst und mit deinen Stakeholdern diskutierst, hängt davon ab,

    • welche Interessenlagen mit welchen Prioritäten du zu berücksichtigen hast,
    • welches Vorwissen vorhanden ist und
    • welche Affinität deine Stakeholder zu technischen Themen aufweisen.

    Du hast bis jetzt noch nicht den intensiven Austausch mit den Geschäfts- und unterstützenden Einheiten deines Unternehmens gesucht? Dann ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Die Einführung von M365 ist komplex und lässt sich nicht mit der Ankündigung über eine E-Mail oder eine Notiz im Intranet erledigen.

    Mit dir gemeinsam analysieren wir die Bedarfe und Anforderungen jeder Stakeholder-Gruppe und leiten daraus die notwendigen Kommunikationsmaßnahmen für ein gezieltes und gutes Stakeholder-Management ab.

    Wichtige Inhalte, über die du deine Stakeholder informieren solltest, entwickeln wir mit dir anhand der folgenden Fragen:

    Technik
    • Wie sieht konkret das Zielbild des digitalen Arbeitsplatzes bzw. wie sehen bei unterschiedlichen Anwendergruppen die Zielbilder aus?
    • Welche Funktionalitäten sind damit verbunden?
    • Welche bestehende Technik wird durch die neuen Funktionalitäten ersetzt und/oder ergänzt?
    • Was geschieht mit "Alt"-Anwendungen?
    • Welche infrastrukturellen Voraussetzungen sind mit der Einführung von M365 verbunden und wie werden diese hergestellt?
    Nutzen und Kosten
    • Welchen konkreten Nutzen stiften die neuen Funktionalitäten bzw. unter Umständen eine neue Infrastruktur?
    • Welche Geschäftsprozesse bzw. Anwendungsfälle werden durch diese Funktionalitäten auf welche Weise verbessert?
    • Welche Kostenveränderungen kommen auf das Unternehmen und die Einheiten über die Zeit zu?
    Umsetzung
    • Wie sieht die "Roadmap" aus?
    • In welchen Teilschritten, mit welchen Beteiligten wird die Einführung vollzogen?
    • Mit welchen Einschränkungen ist bis wann zu rechnen?
    • Wie wird der Support organisiert?

     

    Kulturelle Veränderung
    • Mit welchen Inhalten, Instrumenten, Formaten und über welche Kanäle werden Führungskräfte und Mitarbeitende über das Vorhaben und die schrittweise Umsetzung informiert?
    • Welche Qualifizierungsbedarfe entstehen mit der Einführung und wie werden diese gedeckt?
    • Welche Veränderungen auf der Verhaltensebene sind bei Führungskräften und Mitarbeitenden notwendig? Mit welchen Instrumenten und Formaten wird dieses Veränderung unterstützt?
    • Wie wird Feedback von Anwenderinnen und Anwendern eingeholt und verarbeitet?
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    Meine Mitarbeitenden sollen sicher mit den neuen Funktionen umgehen

    Wir helfen dir dabei, Führungskräfte und Mitarbeitende so in den Prozess einzubeziehen, dass du die best-mögliche Akzeptanz und Sicherheit im Umgang mit den neuen Funktionen erzielst. Unser maßgeschneidertes Vorgehen deckt die folgenden Handlungsfelder ab:

    • Information & Transparenz: Führungskräfte und Mitarbeitende sind zeit- und bedarfsgerecht über Ziele, Maßnahmen, Verlauf und Erfolg deiner Initiative und deren Umsetzung informiert. Sie erkennen ihre unmittelbaren wie auch langfristigen Vorteile.
    • Anleitung & Qualifikation: Die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten sind vermittelt. Die Betroffenen sind in der Lage, die neuen Anwendungen und damit zusammenhängenden Prozesse zu bedienen bzw. zu beherrschen und ihre Verhaltensmuster entsprechend der neuen Arbeitsweisen zu verändern.
    • Dialog & Reflexion: Führungskräfte und Mitarbeitende werden zu einer konstruktiven Auseinandersetzung mit den Veränderungen angeregt. Die Umsetzung neuer Verhaltensmuster wird gefördert und verstärkt. Akzeptanzbarrieren werden erkannt und beseitigt.
    • Feedback & Nachsteuerung: Zielgerichtetes Feedback wird ermöglicht. Rückmeldungen werden in jeder Kommunikationsstufe erfasst und kanalisiert. Notwendige Anpassungen werden überprüft und vorgenommen oder begründet abgelehnt.

    Mit dir gemeinsam erarbeiten wir für jedes Handlungsfeld ein Vorgehen, das die Zielgruppen erfasst und ihre Anforderungen analysiert, Kommunikations- und Qualifizierungsformate sowie die passenden Kanäle festlegt und einen Umsetzungsplan enthält. Dabei berücksichtigen wir die in deinem Unternehmen etablierten Werkzeuge und arbeiten in der Umsetzung mit den zu involvierenden Bereichen deines Unternehmens zusammen, wie beispielsweise HR oder Kommunikation und Marketing.

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    Ich brauche ein strukturiertes Vorgehen, um die Migration(en) in die Cloud zu kommunizieren

    Die Einführung von M365 setzt oftmals Rollouts voraus, wie zum Beispiel den Austausch von Hardware, und erzeugt eine Vielzahl von Migrationen, wie beispielsweise der Umzug von Outlook-Postfächern von der "on prem"-Umgebung in die Cloud.

    ​Jedes dieser Vorhaben solltet ihr begleitend und unterstützend kommunizieren, ​

    • um eure Mitarbeitenden und Führungskräfte zu informieren,​
    • ihnen den ggfs. notwendigen Handlungsbedarf auf ihrer Seite aufzuzeigen,​
    • sie auf mögliche Einschränkungen während der Rollout- oder Migrationsphase vorzubereiten​
    • und sie für die mit dem Vorhaben einhergehende Veränderung zu qualifizieren.​

    ​Hierfür empfehlen wir euch bewährte Instrumente, die an die Bedarfe und Anforderungen der verschiedenen Zielgruppen sowie den zeitlichen Rahmen des Vorgehens angepasst werden, u.a.:​

    • T-Minus Kommunikation (s. Grafik): Entlang einer sorgfältig geplanten Zeitleiste erhalten betroffene Mitarbeitende gezielte Informationen, beginnend mit einer initialen Kommunikation zum geplanten Vorgehen über die genaue Terminierung bis hin zu Anleitungen und Erinnerungen zu Zeitpunkten, an denen das Handeln der Mitarbeitenden gefordert ist. ​
    • Landing Page: In der Kommunikation wird auf eine zentrale Landing Page verwiesen, auf der neben weiterführenden Informationen auch unterschiedliche bedarfs-orientierte Qualifikationsformate angeboten werden.​

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    Wie qualifiziere ich meine User für M365?

    Wir erstellen gemeinsam mit dir ein Qualifikationskonzept, das auf das Produkt und deinen Anwendungsfall abgestimmt ist. Dabei wird bei der Planung der Qualifikationsmaßnahmen berücksichtigt, in welcher Phase der Adoption sich deine User gerade befinden:

    • Aufmerksamkeit: Die Veränderungen wurden kommuniziert
    • Verständnis: Die Nutzenden wissen, wie die Veränderung konkret aussieht und was sie für sie bedeutet
    • Engagement: Die Nutzenden verstehen, wie und in welchem Ausmaß die Organisation und sie selbst von der Veränderung profitieren und unterstützen das Vorhaben
    • Adoption: Die Veränderungen sind in das tägliche Arbeiten integriert und werden als das neue Normal empfunden

    Wir unterstützen dich dabei, mögliche Hindernisse auf diesem Weg zu identifizieren, ihnen vorzubeugen oder sie zu überwinden. In einem übergreifenden Qualifikationsplan halten wir fest, welche Maßnahme wann und zu welchem Zweck eingesetzt werden soll und ermöglichen so ein maßgeschneidertes Vorgehen, das deine Mitarbeitenden optimal auf die Migration vorbereitet und beim Lernen in der Applikation unterstützt.

    Hierzu nutzen wir bewährte Instrumente, um Qualifikationsformate zu skalieren, z.B.

    • Landing Page: Die zentrale Plattform, die Angebote zur Information und Qualifikation übersichtlich aufbereitet und einen Überblick über das weitere Vorgehen sowie Ansprechpartner bietet
    • Multiplikatoren-Netzwerke: Multiplikatoren bieten Mitarbeitenden Kontext und Orientierung und unterstützen in der segmentspezifischen Qualifikation und Kommunikation

    Konkrete Maßnahmen zur Qualifikation können beispielsweise so aussehen:

    • Kick Starter: Townhall Meetings, schriftliche Anleitungen, Briefing-Calls, initiale Workshops,…
    • Deep Dive: Q & A-/Fokus-Sessions, Microsites, Podcasts,…

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    Wie kommuniziere ich usergerecht und was muss ich dabei beachten?

    Um Kommunikation so zu verfassen, dass sie einerseits Aufmerksamkeit für die Veränderung erzeugt und andererseits Verständnis und Engagement hervorruft und im besten Falle zur Adoption der Veränderung führt, gibt es einiges zu beachten:

    • Kommuniziere nur die Inhalte, die für die Zielgruppe und ihre Interessenlage von Bedeutung sind
    • Arbeite die Vorteile und Mehrwerte heraus
    • Benenne und beschreibe Handlungsbedarfe und Einschränkungen
    • Richte deine Sprache an der Verständnisfähigkeit deiner Zielgruppe aus
    • Gib immer Möglichkeiten für Fragen und Rückmeldungen

    Entlang deiner Themen, Bedarfe und bestehender Kommunikationskanäle entwickeln wir ein Kommunikationskonzept, das dir strukturiert aufzeigt, wie und wann welche User angesprochen werden. Wir berücksichtigen die in deinem Unternehmen etablierten Kommunikationskanäle und arbeiten mit involvierten Bereichen, wie beispielsweise Marketing, zusammen, um konkrete Templates und Richtlinien für die Kommunikation zu gestalten.

    So erreichen wir, dass deine Mitarbeitenden mit relevanten Informationen in einem leicht verständlichen Detailgrad versorgt werden, sich gehört fühlen etc. – kurzum: Wir schaffen Kommunikation, die Wesentliches transportiert und zu einer größtmöglichen Akzeptanz der Veränderung bei deinen Mitarbeitenden führt, damit die mit deinem Vorhaben assoziierten Mehrwerte realisiert werden.

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