Das Cloud-Value-Prinzip: 3 mal 3 Faktoren für mehr Kostentransparenz

Cloud-Kosten zuordnen und intern als direkte Kosten abrechnen

Viele Unternehmen haben – spätestens – im vergangenen Jahrzehnt intensiv an der internen Kostenverteilung für IT-Kosten gearbeitet und dabei einen hohen Reifegrad erreicht. Die Rückbelastung als indirekte Kosten findet jedoch wenig Beachtung. Manchmal werden indirekte Kosten als "funny money" bezeichnet. Die Einhaltung des Budgets scheint dabei nicht so wichtig wie bei direkten Kosten zu sein, denn der finanzielle und verwaltungstechnische Fokus liegt auf dem Budget für direkte Kosten. Die Folge: Das Bewusstsein für Cloud-Kosten – inzwischen ein erheblicher indirekter Posten – und die Pflicht, dafür Verantwortung zu übernehmen, sind wenig bis gar nicht vorhanden. Das macht eine solide Budgetverwaltung und -prognose für den CIO sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich.

In der FinOps-Systematik gibt es dazu ein klares Prinzip: Jede Abteilung oder jedes Team übernimmt die Verantwortung für seine Cloud-Nutzung und damit auch die Verantwortung für die eigenen Cloud-Kosten. Die Lösung liegt nahe: Cloud-Kosten werden zugeordnet und intern als direkte Kosten abgerechnet.

3 Maßnahmen für mehr Kostenbewusstsein

Diese Umstellung ist der Schlüssel zu mehr Bewusstsein für Cloud-Kosten generell und mehr Transparenz und Verantwortlichkeit für die Cloud-Nutzung im gesamten Unternehmen.  Die Maßnahmen unterscheiden sich dabei deutlich von der traditionellen On-Premise-Welt. Drei Richtlinien und FinOps-Funktionen haben sich als zentral erwiesen und müssen mit der Finanzabteilung umgesetzt werden:

Verrechnung nach dem Verursacherprinzip: Mittels einer Tagging-Strategie werden die Cloud-Kosten direkt den dafür verantwortlichen IT-Produkten zugewiesen. Die Zuweisung folgt dem Verursacherprinzip und die geteilten Kosten müssen so niedrig wie möglich sein. Die Projekterfahrung zeigt, dass nach einer Anlaufphase eine Kostenverteilung von etwa 90 Prozent nach dem Verursacherprinzip machbar ist und nur 10 Prozent als geteilte Kosten anfallen, die im Verhältnis auf alle internen IT-Produkte verteilt werden, die Cloud-Dienste in Anspruch nahmen. Dies ist aber nur durch ein automatisiertes Tagging möglich, das in das Cloud-Management-Tool implementiert wird – damit lässt sich eine vollständige Tagging-Abdeckung ohne monatlichen manuellen Mehraufwand realisieren.

Finanzintegration: Eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung ist unerlässlich, um einen vollständig automatisierten Cloud-Abrechnungsprozess und die Integration in die bestehenden Finanzprozesse zu ermöglichen. Dazu gehört unter anderem die Verwendung der Parameter in den Finanzberichten.

Datenanalyse und Showback: Zusätzlich zur vollautomatischen Finanzintegration ist ein Reporting (Showback) für alle Cloud-Nutzer und -Personas (Controller, Ingenieure, Product Owner usw.) mit Funktionen zur Analyse des Cloud-Verbrauchs ein wichtiges Instrument für die gewünschte Transparenz. Dieses Reporting ist idealerweise noch detaillierter als etwa die Finanztransaktion im SAP-System, bei der nur die Kosten für jeden intern definierten Cloud-Service aggregiert werden.

3 wichtige Vorteile des Cloud-Value-Prinzips

Diese Umstellung ist nicht so einfach, wie sie erscheint. Voraussetzung ist eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Finanzen und Beschaffung, um alte Strukturen aufzubrechen und die Nachverfolgung und Zuordnung von Kosten neu auszurichten. Die Vorteile sind jedoch signifikant:

Bessere Kostentransparenz, -wahrnehmung und -verantwortung: Durch die Behandlung von Cloud-Kosten als Direktkosten werden sich die Teams der finanziellen Auswirkungen ihrer Entscheidungen und der Cloud-Nutzung stärker bewusst. Sie können direkt sehen, wie sich ihre Entscheidungen auf ihre Budgets auswirken, was zu einem größeren Kostenbewusstsein und Optimierungsbemühungen führt. Sie werden proaktiver bei der Optimierung ihrer Ressourcen und der Reduzierung ungenutzter Kapazitäten. 

Förderung der Cloud-Optimierung: Die direkte Kostenzuweisung motiviert Teams, Cloud-native Dienste besser zu nutzen, anstatt einfach nur Arbeitslasten in die Cloud zu verlagern. Cloud-native Services und Dienste ermöglichten es den Teams, die Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloud effektiver zu nutzen. 

Verbesserte Budgetverwaltung und -prognose: Durch die Kostenzuweisung als Direktkosten sind die Teams und der Applikationsverantwortliche motiviert, genaue Prognosen auf der Grundlage realer Daten zu erstellen. Die dezentrale Budgetierung verbessert die Prognosegenauigkeit.

3 Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Umsetzung

Sachliche Vorteile allein sind aber erfahrungsgemäß nicht ausreichend, um tiefgreifende Veränderungen wie diese erfolgreich zu gestalten. Es ist notwendig, die Hürden so niedrig wie möglich zu halten und das Verständnis für die Notwendigkeit der Umstellung zu fördern. Hier haben sich drei Faktoren als zentral erwiesen:

Automatisierung: Eine hohe Automatisierung beim Tagging und die vollautomatische Integration der Cloud-Abrechnungsmaschine in die Finanzprozesse sind unerlässlich. Der andernfalls entstehende manuelle Aufwand schmälert die Erfolgsaussichten entscheidend.

Datengestützte Entscheidungen: Durch die Implementierung eines detaillierten Showbacks und der Möglichkeit zur Kostenanalyse können Teams ihre Kosten verstehen und verwalten.

Verantwortung treibt Veränderungen voran: Wenn Teams direkt für ihre Cloud-Kosten verantwortlich sind, achten sie stärker darauf, wie sie Ressourcen nutzen. Diese Verantwortlichkeit treibt Optimierungsbemühungen voran und führt zu erheblichen Kostensenkungen. ("Wenn Sie indirekte Kosten in Rechnung stellen würden, wäre mir das egal. Aber als direkte Kosten habe ich ein Budgetproblem, und wir müssen es lösen)

Letztlich ist die Umwandlung der Cloud-Kosten in eine direkte Kostenzuweisung für Cloud-Ausgaben der zentrale Faktor. Sie hilft, die Cloud-Kosten mit dem tatsächlichen Geschäftswert in Einklang zu bringen (Cloud Value), verbessert die Prognosen und befähigt die Teams, die Verantwortung für ihre Cloud-Nutzung zu übernehmen. Auch wenn dies eine erhebliche Änderung der Denkweise und der Prozesse erfordert – die Erfahrungen zeigen: Es lohnt sich.