Mit dem Smart RfP schneller zur Vergabe!

Wie die agile Ausschreibungsmethode "Smart RfP" Geschwindigkeit in den Vergabeprozess bringt und erfolgreich umgesetzt wird – ein Kommentar.

Smart RfP/Agile Ausschreibung

Schneller und agiler zu Lösungen & Ergebnissen

In der heutigen Zeit, in der kurze Innovationszyklen und Time-to-Market-Anforderungen entscheidend sind, gewin­nen agile Ausschreibungs­metho­den an Bedeutung. Smart RfP ist ein ganzheitlicher Ansatz, der es ermöglicht, Standards und bewährte Lösungen von Anbietern pass­genau zu kombinieren.

Zunächst ist wichtig, die individuellen IT-Anforderungen mit den konkreten Zielen des Auftraggebers in Einklang zu bringen, während gleichzeitig externe Lösungs­ansätze und Machbarkeit berücksichtigt werden.

Das "Need-to-Know"-Prinzip wird ange­wandt, um gezielte Informationen zum Umfang und den Anforderungen an die potenziellen Anbieter zu liefern. Der Dialog mit den Anbietern dient dazu, diese und ihre Lösungen besser kennenzulernen und erst später im weiteren Ablauf an die individuellen Kundenanforderungen anzu­pas­­sen.

Im Rahmen von kollaborativen Workshops werden Anforderungen erläutert und gemeinsam Lösungsansätze entwickelt. Die dynamische IT-Welt erfordert eine offene Entscheidungsfindung, die die ständigen Veränderungen in der IT-Branche berücksichtigt. Eine Zusammen­arbeit mit Anbietern, die sich auf Standards stützen und kreativ mitwirken können (Request for Solution), ist hierbei besonders empfehlenswert.

Ausschreibung per Smart RfP ist oft sinnvoll(er)

Der Smart RfP bietet klare Vorteile, indem es Standards und praxiserprobte Lö­sun­gen nahtlos integriert und an indivi­duelle Kundenanforderungen anpasst. Die Viel­schichtigkeit der IT-Outsourcing-Lösun­gen erfordert eine individuelle Beant­wor­tung der Frage nach der besten Lösung, abhängig von der spezifischen Situation des Unternehmens.

Angesichts des Fachkräftemangels ist die Einbindung externer Experten, beispiels­weise in Form von Managed oder Shared Services, sinnvoll. Diese können maßgeschneiderte Lösungen entwerfen und verwalten, während das interne IT-Personal sich auf unternehmensinterne Kern­aufgaben konzentriert.

Der Smart RfP ermöglicht eine Verkürzung der Durchlaufzeit. Eine agile Ausschrei­bung bietet darüber hinaus die beste Möglichkeit, Innovationen optimal zu nutzen und eine vertrauensvolle Zusam­menarbeit als Grundlage für die sich anschließende Transformation und den späteren Betrieb aufzubauen.

Eine "Einkaufsliste" ist auch hier uner­lässlich, um die wichtigsten Top-Anfor­derungen präzise zu beschreiben. Dabei unterstützen erste Mengenangaben und essenzielle Servicelevel, wie bei­spiels­weise Service- und Betriebszeiten, maßgeblich.

Smart RfP

Abb.: Prozessschritte und zeitlicher Aufwand beim Smart RfP

Methode und Vorgehen: Der Smart RfP selbst ist ein modularer Werkzeugkoffer

Die Module können, müssen aber nicht eingesetzt werden und sind frei kombinierbar. Der Ablauf eines Smart RfP umfasst mehrere Schritte:

  1. Auswahlkriterien definieren und Long List der Anbieter erstellen
  2. "Einkaufsliste" mir den Top-Anfor­de­run­­gen erstellen
  3. Workshops mit ausgewählten Anbie­tern zur Lösungserstellung (RfS)
  4. Kollaborative Workshops zur Erläu­te­rung von Anforderungen und Ent­wicklung von Lösungsansätzen
  5. Finalisierung der Anforderungen basie­rend auf den Workshop-Ergebnissen (Solution)
  6. Versendung einer Aufforderung zur Ange­bots­stellung (RfP)
  7. Erstellung von Servicebeschreibungen und Vertrag erst, nachdem das Zielbild klar definiert ist
  8. Bewertung des ersten Angebots unter Berücksichtigung der Zusammenarbeit in Workshops und einer Angebots­präsentation
  9. Durchführung der Due-Diligence-Pha­se mit ausgewählten Anbietern bis zum Vertragsabschluss

Der Smart RfP gibt Raum für den Anbieterdialog durch optimierte Prozesse und schont Aufwand & Ressourcen

Fazit: Der Smart RfP reduziert initiale Aufwände, erhöht die Bereitschaft der Anbieter zur Angebotseinreichung und minimiert dabei Risiken.

Wesentliche Vorteile sind

  • die Fokussierung auf die wesentlichen Anforderungen,
  • eine gesteigerte Bereitschaft der Anbieter zur Beteiligung,
  • Vermeidung von Zusatzkosten durch Nähe zum Anbieterstandard und
  • die Möglichkeit, anbieterspezifische Kompetenzen und Innovationen optimal zu nutzen.
     

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