Schneller und agiler zu Lösungen & Ergebnissen
In der heutigen Zeit, in der kurze Innovationszyklen und Time-to-Market-Anforderungen entscheidend sind, gewinnen agile Ausschreibungsmethoden an Bedeutung. Smart RfP ist ein ganzheitlicher Ansatz, der es ermöglicht, Standards und bewährte Lösungen von Anbietern passgenau zu kombinieren.
Zunächst ist wichtig, die individuellen IT-Anforderungen mit den konkreten Zielen des Auftraggebers in Einklang zu bringen, während gleichzeitig externe Lösungsansätze und Machbarkeit berücksichtigt werden.
Das "Need-to-Know"-Prinzip wird angewandt, um gezielte Informationen zum Umfang und den Anforderungen an die potenziellen Anbieter zu liefern. Der Dialog mit den Anbietern dient dazu, diese und ihre Lösungen besser kennenzulernen und erst später im weiteren Ablauf an die individuellen Kundenanforderungen anzupassen.
Im Rahmen von kollaborativen Workshops werden Anforderungen erläutert und gemeinsam Lösungsansätze entwickelt. Die dynamische IT-Welt erfordert eine offene Entscheidungsfindung, die die ständigen Veränderungen in der IT-Branche berücksichtigt. Eine Zusammenarbeit mit Anbietern, die sich auf Standards stützen und kreativ mitwirken können (Request for Solution), ist hierbei besonders empfehlenswert.
Ausschreibung per Smart RfP ist oft sinnvoll(er)
Der Smart RfP bietet klare Vorteile, indem es Standards und praxiserprobte Lösungen nahtlos integriert und an individuelle Kundenanforderungen anpasst. Die Vielschichtigkeit der IT-Outsourcing-Lösungen erfordert eine individuelle Beantwortung der Frage nach der besten Lösung, abhängig von der spezifischen Situation des Unternehmens.
Angesichts des Fachkräftemangels ist die Einbindung externer Experten, beispielsweise in Form von Managed oder Shared Services, sinnvoll. Diese können maßgeschneiderte Lösungen entwerfen und verwalten, während das interne IT-Personal sich auf unternehmensinterne Kernaufgaben konzentriert.
Der Smart RfP ermöglicht eine Verkürzung der Durchlaufzeit. Eine agile Ausschreibung bietet darüber hinaus die beste Möglichkeit, Innovationen optimal zu nutzen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit als Grundlage für die sich anschließende Transformation und den späteren Betrieb aufzubauen.
Eine "Einkaufsliste" ist auch hier unerlässlich, um die wichtigsten Top-Anforderungen präzise zu beschreiben. Dabei unterstützen erste Mengenangaben und essenzielle Servicelevel, wie beispielsweise Service- und Betriebszeiten, maßgeblich.
Abb.: Prozessschritte und zeitlicher Aufwand beim Smart RfP
Methode und Vorgehen: Der Smart RfP selbst ist ein modularer Werkzeugkoffer
Die Module können, müssen aber nicht eingesetzt werden und sind frei kombinierbar. Der Ablauf eines Smart RfP umfasst mehrere Schritte:
- Auswahlkriterien definieren und Long List der Anbieter erstellen
- "Einkaufsliste" mir den Top-Anforderungen erstellen
- Workshops mit ausgewählten Anbietern zur Lösungserstellung (RfS)
- Kollaborative Workshops zur Erläuterung von Anforderungen und Entwicklung von Lösungsansätzen
- Finalisierung der Anforderungen basierend auf den Workshop-Ergebnissen (Solution)
- Versendung einer Aufforderung zur Angebotsstellung (RfP)
- Erstellung von Servicebeschreibungen und Vertrag erst, nachdem das Zielbild klar definiert ist
- Bewertung des ersten Angebots unter Berücksichtigung der Zusammenarbeit in Workshops und einer Angebotspräsentation
- Durchführung der Due-Diligence-Phase mit ausgewählten Anbietern bis zum Vertragsabschluss
Der Smart RfP gibt Raum für den Anbieterdialog durch optimierte Prozesse und schont Aufwand & Ressourcen
Fazit: Der Smart RfP reduziert initiale Aufwände, erhöht die Bereitschaft der Anbieter zur Angebotseinreichung und minimiert dabei Risiken.
Wesentliche Vorteile sind
- die Fokussierung auf die wesentlichen Anforderungen,
- eine gesteigerte Bereitschaft der Anbieter zur Beteiligung,
- Vermeidung von Zusatzkosten durch Nähe zum Anbieterstandard und
- die Möglichkeit, anbieterspezifische Kompetenzen und Innovationen optimal zu nutzen.