Agile Ausschreibungen

Mit Fokus auf Nutzen und Innovationen schnell den richtigen Partner finden

Bis vor wenigen Jahren war es im Outsourcing üblich, klassische Ausschreibungsverfahren mit Durchlaufzeiten bis zu 12 Monaten durchzuführen. Kurze Innovationszyklen und Time-To-Market-Anforderungen sorgen heutzutage dafür, agilen Ausschreibungsmethoden den Vorzug zu geben. Dadurch kann die Durchlaufzeit auf 3 bis 6 Monate verkürzt werden – bei gleichzeitiger Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Daneben ist eine agile Ausschreibung das beste Mittel, um technologische Innovationen optimal zu nutzen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit als Basis für die Transformation aufzubauen.

Abhängig von den Rahmenbedingungen (z.B. Reifegrad der Anforderungen oder Standardisierungsgrad der gesuchten Lösung) kann auch ein hybrider Ansatz verwendet werden, der im Sinne eines "Best-of-Breed" eine Mischung aus klassischen und agilen Methoden darstellt.

Beratung im agilen Ausschreibungsprozess

Wenn Sie wissen wollen, wie ein agiler IT- oder BPO-Ausschreibungsprozess idealerweise aussieht und was Sie beachten müssen, wie man Prozess und Anforderungen strukturiert, die Teams nach agilen Werten führt und dabei das bestmögliche Ergebnis erzielt, hat microfin die Antworten für Sie und unterstützt Sie:

  • Organisieren der  agilen IT- oder BPO-Ausschreibung von der Planung bis zu unterschriftsreifen Verträgen auf Basis der agilen Methode
  • Durchführen der Ausschreibung in effizienten Sprints mit kurzen Feedback-Schleifen
  • Coaching der Projektbeteiligten zur Anwendung der agilen Methode und Werte in der Rolle als Agile Master
  • Spezifikation der Anforderungen über Vision bis hin zu Backlog mit Epics oder User Stories
  • Einbindung von Anbietern und partnerschaftliche Zusammenarbeit im Angebotsprozess
  • Erstellen von Ausschreibungsunterlagen, Abstimmen von Servicebeschreibungen und Preismodellen
  • Unterstützen in kaufmännischen Verhandlungen
  • Entwickeln von agilen Werkverträgen für die Transformation
  • Unterstützen in der agilen Bewertung der Anbieter sowie Stärken-Schwächen-Analyse
  • Vorbereiten von Vergabe-Entscheidungen durch das Top-Management - Vorbereiten der Organisation auf Veränderungen
  • Muster-Ausschreibungsdokumente - Vorlagen zur individuellen Anpassung
  • Muster-Vertragsdokumente, z.B. für agilen Werkvertrag

So sollten Sie vorgehen bei der agilen Ausschreibung

  • Target: Legen Sie für die auszulagernden Leistungen zusammen mit allen relevanten Stakeholdern ein Zielbild fest. Dies kann initial über eine Vision erfolgen. Daraus lassen sich High-Level-Anforderungen mit Epics oder User Stories ableiten. Abhängig vom Reifegrad der geplanten Lösung können Sie Musterdokumente der microfin verwenden.
  • Request for Solution (RfS): Erstellen Sie auf Basis von Auswahlkriterien, wie z.B. Service-Abdeckung, Innovationspotenzial oder Augenhöhe die Long List der Anbieter, an die eine erste Aufforderung zur Lösungserstellung (RfS) ausgegeben wird. In kollaborativen Workshops mit allen Anbietern werden die Anforderungen erläutert und gemeinsam mögliche Lösungsansätze entwickelt bzw. vorgestellt. Fragen Sie nach indikativen Preisen. Führen Sie den Down-Select transparent für alle Beteiligten durch.
  • Request for Proposal (RfP): Konkretisieren Sie Ihre Anforderungen auf Basis der Ergebnisse des RfS und versenden Sie eine Aufforderung zur Angebotsstellung (RfP). Optimieren und detaillieren Sie in weiteren Workshops mit den Anbietern die Lösung und schaffen Sie so eine gemeinsam abgestimmte Dokumentation der Service-Anforderungen. Bewerten Sie das erste verbindliche Angebot nicht nur auf Basis des schriftlichen Teils, sondern auch unter Berücksichtigung der Zusammenarbeit in den Workshops.
  • Contracting: Erstellen Sie den kaufmännischen und vertraglichen Rahmen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Nutzen Sie agile Werkverträge, falls die Lösung erst während der Transformation entwickelt wird. microfin hilft hier bei der inhaltlichen Festlegung, der Organisation sowie Auswertung der parallelen Workshops. Aus der fachlich-technischen, wirtschaftlichen und vertraglichen Anbieterbewertung resultiert die Empfehlung an Ihr Management, mit welchem Anbieter die endverhandelten Verträge abgeschlossen werden sollten.

Agile Ausschreibung - unsere Tipps:

  • Fokussieren Sie auf Ergebnisse statt auf Detailanforderungen.
  • Gliedern Sie die Ausschreibung in Sprints mit der Möglichkeit, Ihre Anforderungen bzw. die Lösung sukzessiv in jedem Sprint zu schärfen.
  • Benennen Sie einen Produkteigner, einen Experten und einen Agile Master im agilen Rollenverständnis.
  • Binden Sie die Anbieter frühzeitig über Workshops in die Lösungsfindung ein.
  • Fördern Sie Innovationen von Anbieterseite und von den eigenen Mitarbeitern.
  • Geben Sie den Anbietern und ihrem Team über Retros die Möglichkeit, regelmäßig Feedback nicht nur über die erzielten Ergebnisse, sondern auch die Art der Zusammenarbeit zu geben.

Alle reden von "agil" - mit microfin werden Sie es im Ausschreibungsprozess!

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