microfin Provider Management Framework

Arbeiten Sie mit einem oder mehreren Providern zusammen und überlegen, wie die Zusammenarbeit noch einfacher und effizienter sein könnte? Ihr Alltag im Providermanagement ist dabei geprägt von einer Vielzahl unterschiedlicher und komplexer Aufgaben? Es bleibt zu wenig Raum für Effizienzsteigerung, Weiterentwicklung und Innovation?

Dann nutzen Sie unser Framework für das Providermanagement! Der Baukasten mit Werkzeugen, Methoden und Vorlagen bietet Ihnen in allen Phasen des Outsourcings die richtigen Lösungen für ein aufwands- und ressourcenschonendes Vorgehen. Das Framework bringen wir in die gemeinsame Projektarbeit ein oder stellen Ihnen bei Bedarf einzelne Lösungen zur Verfügung.

Strategie
Entscheiden Sie über eine Single- vs. Multi-Provider-Strategie und die Entwicklung Ihres Providerportfolios mehr dazu
Ausschreibung
& Providerwechsel
Wählen Sie die richtigen Partner und sichern die Dienstleistungsbeziehung abmehr dazu
Transition
& Transformation
Stellen Sie die technische Integration Ihrer Services sowie den Wissenstransfer an den Provider sicher mehr dazu
Steuerung
& Kontrolle
Bestimmen Sie Ihre Rollen, Prozesse und Gremien im Providermanagement – für eine lückenlose Kontrolle und Steuerungmehr dazu
Optimierung
Optimieren Sie Ihr Providerportfolio und verbessern Sie die Service- und Beziehungsqualität mehr dazu
Unterstützende
Tools
Nutzen Sie unsere Tools zum Anbieter­vergleich und zur Informations­beschaffungmehr dazu

Strategie

Ihnen stehen praxisorientierte und bewährte Analyse- und Strategiewerkzeuge zur Verfügung, die Sie dabei unterstützen, richtige und nachhaltige Entscheidungen zu treffen:

  • Ermitteln Sie den Ist-Zustand und das Zielbild der Zusammenarbeit mit den Providern und planen Sie Ihr Vorhaben zur Umsetzung der Veränderungen
  • Bewerten Sie Einflüsse des externen Unternehmensumfeldes (Regulierung, Wettbewerb, Markt) auf Ihre Organisation und auf das Providermanagement und analysieren Sie Ihre Zusammenarbeit mit dem Provider sowie Ihre Sourcing-Ausrichtung
  • Leiten Sie Ihre Sourcing-Vorgaben, Anpassungen Ihrer Sourcing-Strategie und die Konsolidierung Ihres Providerportfolios ab – unter Berücksichtigung interner wie externer Faktoren
  • Erstellen Sie ein verbindliches Regelwerk zur Bestimmung künftiger Make-or-Buy Entscheidungen
  • Stellen Sie die Umsetzbarkeit Ihrer IT-Strategie und IT-Sourcing-Strategie sicher und erarbeiten Sie einen bedarfsorientierten Sourcing-Mix aus traditionellen ITO- und Cloud-Services

    Ausschreibung & Providerwechsel

    Nutzen Sie unsere Expertise und Werkzeuge zu Ausschreibung, Providerauswahl, Verhandlungen und Servicevertrag. Leiten Sie dabei effizient und strukturiert Ihre Anforderungen an die auszulagernden Services ab und treffen Sie eine faktenbasierte und nachhaltige Entscheidung.

    • Gestalten Sie Ausschreibung, Due Diligence und Angebotsbewertung mit Hilfe von Musterdokumenten, die Effizienz in Ihr Vorhaben bringen und alle fachlich-technischen, betriebswirtschaftlichen und vertraglichen Aspekte berücksichtigen
      • Non Disclosure Agreement (NDA)
      • Request for Information (RfI)
      • Request vor Proposal (RfP)
      • Bewertungsmatrix und Business-Case
      • Muster-Verträge
      • Muster-Servicebeschreibungen inkl. SLAs

    Transition & Transformation

    Zur Begleitung und Umsetzung der Transition und Transformation nutzen Sie unsere praxiserprobten und bewährten Methoden und Werkzeuge und stellen den strukturierten und kontrollierten Systemumzug, die Datenübergabe und den Wissenstransfer an oder von Ihrem Provider sicher:

    • Planen Sie effizient den Systemumzug und die Datenübergabe an den (neuen) Provider bei Big-Bang, Roll-out-Wellen oder Back-Office-orientierten Migrationswellen für den Applikations- und Infrastrukturbetrieb
    • Zeigen Sie bei einem Providerwechsel schnell auf, welche Infrastruktur bereitzustellen und welches Wissen zu transferieren ist und welche internen Prozesse und Regeln zu berücksichtigen sind
    • Erfassen Sie im Falle eines Infrastruktur-Wechsels (z.B. Betrieb von nicht Cloud-nativen Applikationen in einer Cloud-Umgebung) schnell und verständlich Ihre Anforderungen an den Umbau der Ablauf- und Aufbauorganisation und ermitteln Sie das Aufwands-Nutzen-Verhältnis
    • Übertragen Sie das für den Geschäftserfolg erforderliche Wissen effizient und sicher an den (neuen) Provider
    • Bei Transitionsfehlern oder Verzögerungen: Sichern Sie sich mit Hilfe unserer Templates effiziente Fall-Back-Szenarien und erarbeiten Sie betriebsfähige Alternativen mit Ihren Providern.

      Steuerung & Kontrolle

      Mit unseren Werkzeugen strukturieren und definieren Sie Ihre aktuellen und kommenden Aufgaben im Providermanagement und vereinfachen die Kontrolle und Steuerung der Dienstleistungskette:

      • Richten Sie die Providermanagement-Rollen und -Prozesse sowie die Aufbauorganisation mit Hilfe praxisorientierter Leitlinien aus
      • Definieren Sie in einem Governance-Modell Ihre Prozesse zur Interaktion, Kommunikation und Eskalation auf allen Ebenen (strategisch, taktisch, operativ)
      • Erfassen und bewerten Sie in einer Risikomatrix kontinuierlich Risiken, die mit einem In- oder Outsourcing verbundenen sind, und steuern proaktiv dagegen
      • Stellen Sie mit Hilfe unserer Governance-, Risk- und Compliance-Checkliste die Einhaltung und Umsetzung interner wie externer Anforderungen sicher (Policies, Gesetze und Regularien)
      • Definieren Sie Aufgaben- und Verantwortungsbereiche (Rollen) sowie Gremien im Providermanagement und erstellen auf dieser Grundlage Stellenbeschreibungen
      • Bestimmen Sie mit Hilfe unserer Prozesslandkarte den Reifegrads Ihrer Organisation, die Prozesse und Schnittstellen zum Provider
      • Bewerten Sie  die Zeit- und Ressourcenaufwände der Retained Organisation und planen Sie die erforderlichen Personalkosten für alle Aktivitäten, die nach einem Outsourcing beim Unternehmen verbleiben
      • Legen Sie im Organisationsmodell den Zentralisierungsgrad und die Verteilung von Aufgaben über Funktionen fest, um daraus die Organisationsstruktur abzuleiten.
      • Nutzen Sie unsere Checkliste für Arbeitsanweisungen für die innerbetriebliche Dokumentation der Kontrolle und Steuerung des Providers über die erbrachten Leistungen

      Optimierung

      Nutzen Sie unsere Methoden und Werkzeuge, Ihr Providerportfolio zu optimieren und die Providerbeziehungen zu kultivieren:

      • Überprüfen Sie mit unserer Benchmark-Datenbank die Serviceschnitte und Leistungsumfänge auf deren Marktüblichkeit
      • Wir zeigen Ihnen, wie Sie vorbereitet und zielgerichtet Verhandlungen durchführen
      • Erfassen Sie die Leistungsqualität und messen Sie auch die nicht greifbaren Qualitätskomponenten
      • Entwickeln und bewerten Sie Zielbilder zur Optimierung der Zusammenarbeit (Leistungsqualität, Zuverlässigkeit, Kosten etc.) oder die Konsolidierung von Providern und leiten Sie Schritte zur Umsetzung ab
      • Nutzen Sie unsere praxisorientierten Argumentationshilfen, die Sie gegen typische Vorwände und Aussagen der Konzerndienstleister zur Leistungsqualität ausstatten
      • Erheben Sie subjektive Auffälligkeiten, analysieren Sie Ursachen der Beziehungsstörungen und setzen Sie Maßnahmen kontrolliert und zielgerichtet um

        Unterstützende Tools

        Unsere Tools unterstützen Sie über den gesamten Zyklus im Provider Management und liefern schelle Einblicke und Benchmarks – immer aktuell und sofort verfügbar:

        • Die Anbieter- und Preisbenchmark-Datenbank liefert belastbare Daten und Erfahrungswerte im Markt (Region DACH)
        • Mit dem SLA-Rechner ermitteln Sie einfach und schnell, welche maximale Ausfallzeit einer vereinbarten Verfügbarkeit entspricht – unter Berücksichtigung individueller Servicezeiten.
        • Der Nearshore Navigator zeigt auf, welche mittel- und osteuropäischen Nearshore-Länder sich am besten für Ihre Auslagerung eignen.

        Das microfin Framework ist im Laufe langjähriger Projektarbeit gemeinsam mit Kunden und Branchenexperten entstanden.

        Es integriert gängige Best-Practice-Sammlungen zu Servicemanagement, IT-Governance und Serviceintegration wie ITIL, COBIT und SIAM. Neu konzipierte Lösungen haben wir in der Praxis angewandt und auf deren Basis weiterentwickelt.

        Erfahrungen aus der Zusammenarbeit unserer betriebswirtschaftlichen, technischen und juristischen Experten tragen zur Erreichung von Kostenzielen bei gleichzeitiger Kundenorientierung bei, reflektieren technische Marktinnovationen in Sourcing-Strategien und berücksichtigen marktübliche Vertragskonstrukte.