Digital Workplace Sourcing

Die Trans­for­mation zu Microsoft 365 ist mehr als eine Produkt­migration – sie ist eine strate­gische Ent­schei­dung. Wir inte­grieren in deine Aus­schreibung detaillierte Anfor­derungen an die Lizenz­strategie (Optimierung der Kosten­strukturen), die technische Migration (sicher und unter­brechungs­frei) und vor allem die Security-Archi­tek­tur (unter Nut­zung der E5-Suite und unter Ein­hal­tung stren­ger Daten­schutz- und Com­pliance-Vor­ga­ben). Darüber hinaus fordern wir um­fas­sen­de Konzepte zur Ein­hal­tung aller rele­vanten regu­la­torischen Anfor­derun­gen, um den si­che­ren und rechts­kon­formen Be­trieb zu gewähr­leisten.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz, etwa durch Tools wie Copilot in M365 oder andere smarte Auto­matisierungen, ist entscheidend für die Stei­gerung deiner Effizienz. Im RfP stellen wir sicher, dass die Anfor­derungen an die KI-Governance und Compliance klar definiert sind. Dies umfasst die Regelung des Zugriffs auf sensible Daten, die Einhaltung ethischer Grundsätze und die Sicherstellung der Nach­voll­ziehbarkeit von KI-gesteuerten Pro­zessen. Der Fokus liegt darauf, die Poten­ziale smarter Tools risiko­minierend und gesetzes­konform zu nutzen.

Technologie ist nur so wertvoll wie ihre tatsäch­liche Nut­zung. Der Schwer­punkt der Aus­schreibung liegt daher auf einer nach­haltigen User Adop­tion. Die Kon­zepte des künf­tigen Dienst­leisters müssen eine klare Schulungs- und Kommu­nikations­strategie, ein struk­turiertes Change Manage­ment und die Defi­nition von Rollen­ver­ant­wort­lich­keiten (z. B. Champions) beinhalten. Ein detailliertes Stake­holder­manage­ment und klar defi­nierte Key Perfor­mance Indicators (KPIs) zur Erfolgs­messung der Ak­zep­tanz und des Nutzungs­umfangs sind zwin­gend erfor­derlich, um den Return on Invest­ment (ROI) der einge­setzten Tools zu sichern.

Im Gegen­satz zu klassi­schen Service Level Agree­ments (SLAs), die die Ver­füg­bar­keit messen, fo­kussie­ren Ex­perience Level Agree­ments (XLA) auf das tat­säch­liche Nutzer­erlebnis. Wir defi­nie­ren im RfP die An­for­de­run­gen an die Mes­sung ba­sierend auf dem Happy­Signals-Frame­work, das Kenn­zahlen wie den Happi­ness Score und die Lost Time (verlorene Zeit durch IT-Probleme) nutzt. Der Dienst­leister hat ein Ver­fah­ren zur Er­he­bung und Aus­wer­tung von X/O/T-Da­ten (Ex­perience, Opera­tio­nal, Tech­no­logy) be­reit­zu­stel­len und zu be­schrei­ben, wie die­se Da­ten für eine sys­te­ma­ti­sche, nut­zer­zen­trier­te Ser­vice­ver­bes­se­rung ge­nutzt wer­den.