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So führst du Copilot erfolgreich in deinem Unternehmen ein

Du möchtest Copilot in deinem Unternehmen nutzen? Weißt du bereits, in welchem Umfang und was du dabei beachten musst?

Wir zeigen dir, welche technischen, organisatorischen und rechtlichen Besonderheiten die Künstliche Intelligenz von Microsoft mit sich bringt und wie du Copilot deinen Stakeholdern und Usern erklärst, damit sie die Vorteile der KI erkennen und du möglichen Vorbehalten entgegen wirkst.

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Mit technischem und rechtlichem Verständnis Copilot einsetzen

Copilot kommt. Ist deine Organisation ausreichend vorbereitet? Wie sieht es mit der technischen Umsetzung aus? Sind wichtige rechtliche und datenschutzrelevante Fragen geklärt? Wissen alle User, wie sie Copilot anwenden können und dürfen?

Wir verschaffen euch den Durchblick durch den Copilot-"Dschungel" und befähigen dich und dein Team durch

  • die Vorbereitung deiner Stakeholder vor der Einführung,
  • bedarfsgerechte Kommunikation und passgenaue Qualifizierung, die deine User erreicht und ihnen hilft, die neuen Funktionen schnell und erfolgreich für sich nutzbar zu machen sowie
  • die Planung, Entwicklung, Umsetzung und Implementierung aller Maßnahmen.​

 

 

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Lass dir zeigen, wie du Copilot deinem Team erklärst, damit es sicher damit arbeitet!

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Welcher Copilot eignet sich für welche Aufgaben? Ein Überblick

Copilots sind zentraler Bestandteil der KI-Strategie von Microsoft. Mittlerweile hat das Unternehmen eine Vielzahl von Copilots vorgestellt. Doch welcher Copilot eignet sich für welche Aufgaben? Hier ein Überblick über die wichtigsten KI-Assistenten:

  • Copilot in Windows unterstützt den User, Aufgaben und Arbeitsvorgänge auszuführen.
  • Copilot für Microsoft 365 ist in die M365-Apps eingebettet und arbeitet im Hintergrund durch die Kombination großer Sprachmodelle mit Microsoft-Graph-Daten der User. Copilot übernimmt zum Beispiel Textentwürfe, hilft Präsentationen zu erstellen, Daten zu analysieren, Mails zu beantworten sowie bei der Planung und Durchführung von Besprechungen.
  • Copilot für das Web (ehemals Bing Chat Enterprise) ist ein eigenständiger KI-gestützter Chat-Service im Edge-Browser von Microsoft.
  • Copilot in Viva basiert auf Copilot für Microsoft 365 kombiniert mit den Viva-Apps. Es soll zum Beispiel Führungskräfte unterstützten, Ziele für ihre Mitarbeiter zu formulieren und den Status von OKRs überwachen.
  • Copilot für Service soll 2024 kommen und den Kundensupport mit Künstlicher Intelligenz erweitern.
  • Copilot für Sales ist ein KI-Assistent, der die Produktivität von Sales-Teams steigern, die Arbeitsbelastung verringen und Zeit einsparen soll. Außerdem hilft er, Kundeninteraktionen zu personalisieren.
  • Github Copilot war das erste KI-Tool, das ausgerollt wurde - schon 2021. Es unterstützt Nutzer der Entwicklungsumgebungen Visual Studio Code, Visual Studio, Neovim und JetBrains durch die automatische Vervollständigung von Code.
  • Copilot für Power Apps ist ein KI-Assistent, der In-App-Anleitungen mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache bietet, um beim Erstellen von Apps zu unterstützen.
  • Azure AI Studio dient der Erstellung eigener unternehmensspezifischer Copilots, basierend auf unterschiedlichen AI-Modellen

Unser Beratungsangebot umfasst derzeit schwerpunktmäßig die Einführung von Copilot für M365.

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So funktioniert Copilot für M365 - einfach erklärt

Über ein Dialogfenster in deinen Office-Anwendungen gibst du einen Auftrag oder eine Frage an Copilot, zum Beispiel: "Schreibe mir eine Zusammenfassung von dieser Präsentation!"

  1. Dein Auftrag wird über einen sogenannten „user prompt“ von deiner Applikation, zum Beispiel Powerpoint, an Copilot gesendet.
  2. Copilot sendet deinen Auftrag zunächst an Microsoft Graph, das einen semantischen Index nutzt, um ein tieferes Verständnis für den Kontext und die Bedeutung deiner Frage herzustellen. Dafür werden beispielsweise deine E-Mails, Dateien, Besprechungen und Chats sowie dein Kalender und deine Kontaktliste herangezogen.
  3. Dein Auftrag wird durch die Analyse des Kontextes und des Inhalts verändert und nun von Copilot an das Sprachmodell (Large Language Model = LLM) gesendet.
    Das LLM ist ein KI-Algorithmus, der in der Lage ist, menschenähnliche Texte zu verstehen und zu generieren. Es gibt Antworten auf Basis von Mustererkennung und Wahrscheinlichkeiten, die es aus den Daten bezieht, mit denen es trainiert wurde. Wichtig ist, dass ein solches Modell kein echtes Verständnis hat. Die generierten Antworten können also unpassend oder falsch sein!
  4. Der Algorithmus im LLM entwickelt die Antwort und gibt sie zurück an Copilot.
  5. Copilot greift zur Nachbearbeitung erneut auf den semantischen Index in Microsoft Graph zu...
  6. ...und sendet die Antwort an die Applikation zurück, über die du deinen Auftrag gestellt hast.

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Wie funktioniert Microsoft Copilot für das Web (ehemals Bing Chat Enterprise)?

  • Copilot (ehemals Bing Chat Enterprise) ist ein eigenständiger KI-gestützter Chat-Service im Microsoft Edge Browser.
  • Ein Chat wird durch Klicken auf das Copilot-Icon im Edge Browser gestartet und ist intuitiv bedienbar.
  • Die Antworten basieren auf Daten aus dem öffentlichen Web und sind mit den Quellen per Link verknüpft.
  • Nach Angaben von Microsoft greift Copilot nicht auf Daten und Informationen aus Microsoft 365 zu.
  • Benutzer- und Unternehmensdaten sollen geschützt sein, Chatdaten werden gelöscht und Microsoft hat keinen Zugriff auf diese Daten.
  • Daten und Informationen, die im Chat genutzt und ausgetauscht werden, werden, so die Angaben von Microsoft, nicht zu Trainingszwecken von Copilot genutzt.

Mitarbeitende nutzen Copilot ohne Vorbehalte und profitieren vom Nutzen in ihrer täglichen Arbeit, wenn Akzeptanzbarrieren abgebaut werden:

 

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Welche technischen Voraussetzungen müssen in deinem Unternehmen gegeben sein, damit du Copilot für M365 einsetzen kannst?

Die technischen Anforderungen für die Nutzung von Copilot für M365 sind gering, zunächst benötigt ihr grundsätzlich:

  • eine Microsoft365-Umgebung
  • eine Lizenz für Copilot.

Dies ermöglich die Nutzung der folgenden Copilots

  • Copilot in Word, PowerPoint, Excel,
  • Copilot in Outlook
  • Copilot in Teams
  • Copilot in Loop
  • Copilot Whiteboard
  • Copilot OneNote
  • Microsoft 365 Chat
  • Intelligente Suche (Dynamics ist nicht enthalten)
  • Power Platform 2-Connectors (Powerplattform Lizenz separat)
  • Microsoft Graph-Connectors (500 Elemente pro CoPilot Lizenz; Zusätzliche Lizenzen verfügbar)
  • Microsoft Purview

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Für welche Anwendungsfälle ist der Einsatz von Copilot interessant?

Es gibt eine ganze Reihe von interessanten Anwendungsfällen für den Einsatz von Copilot für M365. In der Grafik sind sie in den Kategorien

  1. Erstellen und gestalten
  2. Zusammenfassen
  3. Transformieren und
  4. Organisieren

und für verschiedene User-Typen aufgeführt.

 

Du möchtest mehr darüber erfahren, mit welchen Aufgaben Copilot deine Organisation unterstützt? Dann nimm gleich hier Kontakt auf!

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Wie gewährleistet Microsoft Datenschutz und welche weiteren rechtlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?

Microsoft garantiert, dass bei der Nutzung von Copilot die eingegebenen Daten nicht für Trainingszwecke gebraucht werden. Je nach Art des Copiloten werden auch Chatverläufe nicht gespeichert, sondern anschließend wieder gelöscht.

Copilot für M365 bietet dem User darüber hinaus an, dass seine Daten (mit wenigen, genau umrissenen Ausnahmen) ausschließlich innerhalb der Grenzen der EU gespeichert und verarbeitet werden. Sie unterliegen zudem auch dem entsprechenden Berechtigungsmodell, so dass der Copilot nicht auf mehr Datenbestände zugreifen kann als der jeweilige User.
Auch das Data Protection Agreement, das die Rechte und Pflichten der DSGVO behandelt, umfasst die Anwendung des Copilot M365. Dieser Copilot wird damit den sonstigen Applikationen aus M365 gleichgestellt.

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Wie wird der Einsatz von Copilot Audit- und Compliance-sicher?

Microsoft Copilot für M365 übernimmt die Sicherheits- und Compliance-Einstellungen für M365, so dass über die generell geltenden Regelungen und Maßnahmen die Compliance sichergestellt werden kann.
Das bedeutet auch, dass die für M365 geltenden Einschränkungen auch auf Copilot durchschlagen: Für Microsoft (und seine Sub-Dienstleister) besteht als Service-Provider grundsätzlich die Möglichkeit, auf Daten und Vorgänge zuzugreifen – nicht zuletzt, um Support leisten zu können.
Diese Einschränkungen sind mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zu begegnen, etwa durch eine weitgehende Verschlüsselung sowie ein konsequentes Access- und Identity-Management.

Microsoft bietet darüber hinaus über Zertifikate und Prüfberichte die Möglichkeit, die Einhaltung der Compliance-Regelungen nachzuweisen, hält sich an diverse nationale und internationale Standards wie z.B. ISO 27001, C5 und weitere.

Du möchtest mehr zur Audit- und Compliance-sicheren Nutzung von Copilot erfahren? Dann nimm gleich hier Kontakt auf!

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Welche Mitbestimmungsrechte sind zu beachten und welche Betriebsvereinbarungen sind nötig?

Copilot greift tief in bestehende Prozesse und Applikationen ein und ermöglicht, je nach Service-Umfang, auch eine Überwachung des Nutzerverhaltens. Aus diesem Grund ist eine rechtzeitige Unterrichtung des Betriebsrats beim Einsatz dieser Künstlichen Intelligenz anzuraten oder sogar unumgänglich.

Es bietet sich an, mit dem Betriebsrat auch Betriebsvereinbarungen zu schließen über den Umgang

  • mit Künstlicher Intelligenz allgemein
  • mit dem Upload von Dokumenten in Copilot
  • mit (besonderen) personenbezogenen Daten.

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